Как учитывать пожелания работника при составлении графика отпусков?

Из статьи вы узнаете:

Как учитывать пожелания работника при составлении графика отпусков — интересует многих работодателей, ведь нужно придерживаться определенных правил, чтобы избежать разногласий. В этой статье мы расскажем об особенностях составления графика отпусков на год и о том, как учитывать мнения сотрудников.

Какие работники не включаются в график отпусков на год?

Вам также будет интересно:

— Срок хранения графика отпусков
— Включать ли мобилизованных в график отпусков?

В графике отпусков на год нужно указывать не всех сотрудников компании. Не надо включать в него работников, которые подписали трудовой договор (ТД) сроком не более, чем на 6 месяцев. Если сотрудник заключил срочный ТД, но на более длительный период, то его нужно вписать в график отпусков наравне с коллегами.

В документе должны быть указаны все работники, в том числе те, которые находятся в отпуске по беременности и родам либо по уходу за ребенком, а также те, кто вправе отдыхать в удобное для себя время. В графике нужно отметить совместителей, причем внутренних — указать два раза (по обеим должностям).

Особенности составления графика отпусков на год

Важно учитывать поправки, внесенные в ТК РФ из-за мобилизации. Мобилизованные сотрудники вправе получить ежегодный отпуск в любое удобное время. На протяжении полугода с даты возвращения с военной службы и возобновления ТД, они могут взять ежегодный оплачиваемый отпуск, когда захотят. Стаж работы при этом не важен.

Некоторые работодатели сомневаются, нужно ли включать в график работников, ушедших служить по мобилизации. Тут мнения различны: одни юристы считают, что раз ТД с такими сотрудниками приостановлены, то указывать их в графике не нужно, другие — полагают, что работников надо вписывать в график, так как они числятся в штате.

Важно! В ТК РФ отсутствует норма, разрешающая не планировать отпуска с работниками, ТД с которыми были приостановлены. Следовательно, лучше включить их в график отпусков. Мобилизованные работники остаются в штате организации и продолжают накапливать трудовой стаж.

То, когда планировать отпуск мобилизованному, работодатель может решить сам. Однако делить отпуск из 28 дней на части — не стоит. В графике нужно прописать ФИО работника, число дней и период отдыха.

Важно! В примечании следует указать, что сотрудник был мобилизован, а ТД с ним — приостановлен. Эта информация пригодится при проверке, если у трудового инспектора возникнет вопрос: почему отпуск в графике отпусков есть, но работодатель его не предоставил?

Как учитывать мнение сотрудника при составлении графика отпусков?

Составляя график отпусков, работодатель вправе учитывать мнение работника, но не обязан. Исключение составляют некоторые категории сотрудников, например, те, у кого 3 и больше детей.

Таблица №1. Полный перечень работников, когда работодатель обязан учитывать их мнение.

Категория сотрудников	Подтверждающие документы
Лица до 18-ти лет.	Паспорт сотрудника.
Законные представители ребенка с инвалидностью младше 18-ти лет.	Свидетельство о рождении ребенка, справка об его инвалидности.
Лица, получившие знаки «Почетный донор СССР» или «Почетный донор России».	Удостоверение почетного донора.
Беременные женщины до или сразу после отпуска по беременности, родам. Лица по окончании отпуска по уходу за ребенком.	Справка о беременности, а также больничный, оформленный на основании отпуска по беременности, родам.
Работники, на воспитании которых находится 3 и больше ребенка младше 18-ти лет. Правило действует, пока младший из детей не достигнет четырнадцати лет.	Свидетельство о рождении ребенка (по числу детей).

Чтобы избежать разногласий с персоналом, нужно учесть пожелания работников до составления ближайшего графика отпусков. Кроме того, так можно будет уменьшить количество переносимых дат.

Нужно запросить у персонала сведения о периодах запланированного отдыха. Сделать это можно путем издания соответствующего приказа о подготовке графика отпусков.

Скачать образец приказа о подготовке графика отпусков на предприятии

Как надо запрашивать пожелания работников по графику отпусков?

Существует два способа это сделать:

Способ первый:

Если организация маленькая, то можно разослать персоналу уведомления, попросив в них предоставить сведения по периодам отпусков. В документе нужно прописать дату, до которой работник должен ответить.

Скачать образец уведомления работника по уточнению желаемых дат отпуска

Важно! Если сотрудник планирует разбить отпуск на части, то одна из них должна быть хотя бы четырнадцать дней.

Способ второй:

Если организация большая, то можно передать начальникам подразделений табличку графика отпусков. Руководители сами узнают у сотрудников, устраивают ли их такие даты отдыха и оценят, соответствуют ли запланированные периоды потребностям компании, а затем сформируют и передадут согласованный проект.

Скачать образец приказа о предоставлении периодов отпусков работников каждого отдела

Как подготовить график отпусков, учитывая пожелания персонала?

Сделать это можно по следующему алгоритму:

1) Узнать пожелания сотрудников.

В график отпусков должны войти все работники, которые числятся в штате, в том числе, совместители (внутренние и внешние). Если человек устроился в организацию после утверждения графика, то отпуск за первый год работы ему будет предоставляться на основе заявления, а не графика. Важно проверить, есть ли в коллективе лица, которые могут получить отпуск в любое удобное время.

Если организация большая, то можно сформировать несколько предварительных графиков по каждому отделу, а после — объединить их в единый график отпусков.

Важно! При составлении графика важно учесть пожелания работников. Это позволит предотвратить конфликты. Сбор информации лучше поручить начальникам подразделений. Они проанализируют, в какое время и в каком порядке работникам лучше ходить в отпуска. Если компания маленькая и нагрузка на персонал небольшая, то собрать мнения работников может кадровый работник. Сделать это нужно в письменной форме.

2) Сформировать предварительные графики.

Не всегда можно составить график отпусков так, чтобы учесть мнения всех сотрудников. В такой ситуации нужно обязательно внести в документ периоды, в которые хотят пойти отдыхать «льготные» категории сотрудников, например, женщины перед отпуском по беременности, родам или сразу после него.

Если несколько работников планируют взять отпуска в одно и то же время, но работодатель не может предоставить им эту возможность, то им лучше договориться между собой.

Дело в том, что большинство сотрудников хочет отдыхать летом, но, к сожалению, не получится всем дать такую возможность. Однако можно запланировать отдых по частям. Тогда сотрудник будет прописан в графике отпусков в две строчки.

При этом важно:

взять с работника письменное подтверждение о том, что он не против разбить отпуск на части;
одна из частей отпуска должна быть минимум четырнадцать календарных дней.

Если персонал не может договориться между собой о том, кто когда пойдет отдыхать, то начальники подразделений вправе запланировать отпуска на те периоды, когда это целесообразно для компании. Руководство может сделать определенные месяца «закрытыми для отпусков», если того требуют особенности работы. Речь идет, например при сезонной работе, когда нагрузка на персонал возрастает, а отсутствие сотрудника может плохо отразиться на нормальной работе компании.

3) Проверить предварительные графики.

Предварительно сформированные графики начальники подразделений должны передать в кадровый отдел, чтобы убедиться, не начнется ли отпуск ранее той даты, в которую он должен предоставляться.

4) Оформить проект графика.

Проект представляет собой готовый, но еще не подписанный и не утвержденный руководством документ. Он составляется на основе пожеланий работников и позволяет сэкономить время, потраченное на разъяснения, почему сотруднику отпуск полагается, например, в июне, а не в июле, если он запутался в датах.

5) Согласовать, а также утвердить график отпусков.

Если на предприятии есть профсоюз, то нужно согласовать график отпусков с ним. Представительный орган должен рассмотреть проект на протяжении пяти рабочих дней. Если этот срок будет пропущен, то работодатель вправе утвердить график, не дожидаясь позиции профсоюза.

Важно! Утвердить график отпусков нужно не позже, чем за 2 недели до начала нового календарного года.

График отпусков утверждает руководитель компании. Для этого он проставляет дату и свою подпись в верхней части документа.

График можно утвердить путем издания приказа по основной деятельности организации. Для этого в документ нужно включить пункт «Утвердить график отпусков», а также дополнить его приложением — самим графиком.

6) Ознакомить персонал с графиком.

ТК РФ предусматривает, что работник должен быть предупрежден о начале отпуска минимум за пару недель. Прямого указания на то, что сотрудника нужно ознакомить с графиком, нет. Однако у Роструда противоположная позиция. Поэтому нужно ознакомить работника с графиком отпусков под роспись.

Итоги

Таким образом, работодатель вправе, но не обязан, учитывать мнение персонала при формировании графика отпусков. Однако делать это желательно, чтобы избежать разногласий и упорядочить работу фирмы.

Источник: «Юридическая азбука»