Иногда возникает необходимость изменить должностную инструкцию работнику. Сделать это нужно в порядке, установленном законом. В этой статье мы расскажем, как изменить должностную инструкцию работнику и когда в этом есть необходимость.
Как изменить должностную инструкцию?
В любой организации может возникнуть необходимость изменить ДИ, например, при внедрении новых задач, из-за развития технологий. Если меняется трудовая функция сотрудника и у него появляются новые обязанности, то подлежит изменению и ДИ.
Причины, по которым чаще всего нужно изменить ДИ:
- утверждение нового штатного расписания;
- изменение полномочий, обязанностей сотрудников;
- перераспределение обязанностей между персоналом внутри компании;
- внедрение новых технологий;
- изменение работником фамилии (если ДИ индивидуальная);
- изменение названия компании;
- увеличение/уменьшение числа отделов, т.е. изменение структуры фирмы.
ДИ нужно поменять, если она устарела. Обычно это происходит потому, что меняются потребности организации, а, значит, и трудовой функционал сотрудника. Очень важно вносить изменения в документы своевременно. Это позволит организовать бесперебойную работу компании и избежать недоразумений, обусловленных тем, что работник не получит нужную информацию.
Чаще всего правки в ДИ вносятся без изменения оклада. Может возникнуть ситуация, когда в результате уменьшения количества обязанностей, работник начинает получать меньший оклад. Чаще всего это обусловлено организационными или техническими причинами, например, изменениями в структуре управления предприятием, внедрением более совершенных и автоматизированных станков.
Вам также будет интересно:
— Работник отказывается подписывать должностную инструкцию
— Должностная инструкция: что такое и как написать?
Чтобы не нажить проблем с ГИТ, прежде чем менять ДИ, работодатель должен ответить себе на вопросы:
- ДИ является обособленным документом или приложением к трудовому договору?
- Затрагивают ли вносимые правки хотя бы одно существенное условие трудового договора?
- ДИ нужно изменить потому, что невозможно сохранить организационные либо технические условия труда, установленные трудовым договором, или по другим причинам?
Только ответив на эти вопросы, можно решать, как изменить ДИ. Порядок действий будет определяться полученными ответами.
Алгоритм внесения изменений в ДИ
Ниже приведен порядок действия для изменения ДИ:
1) Подготовить проект изменений в ДИ.
Как правило, этим занимаются специалисты кадрового отдела или делопроизводители. Строгих требований к тексту и структуре проекта нет, главное — отразить в нем суть нововведений. Если корректируются положения, не затрагивающие обязательные условия трудового договора, то можно не согласовывать проект с сотрудником. Это правило применимо, когда ДИ не выступает частью ТД.
Если изменения планируются кардинальные, затрагивающие одно либо несколько условий ТД, то проект нужно предварительно согласовать с работником.
2) Составить допсоглашение к ТД.
Его нужно оформить в 2-х экземплярах (по одному для каждой из сторон). Если ДИ выступает в качестве самостоятельного документа, то в соглашении достаточно указать только правки, меняющие существенные условия ТД.
Когда инструкция является частью ТД, т.е. приложением к нему, то допсоглашение нужно обязательно. Это касается и ситуаций, когда вносятся только небольшие правки, не влияющие на обязательные условия ТД.
3) Заверить соглашение подписями обеих сторон, один экземпляр документа выдать сотруднику.
Второй экземпляр должен храниться в кадровом отделе на случай, если возникнут вопросы со стороны ГИТ или судебный спор. Так работодатель сможет предъявить доказательства того, что работник был согласен с изменением ДИ.
При изменении ДИ важно учитывать мнение сотрудника. Если он не согласен, то вносить правки в документ нельзя, за исключением особых ситуаций, установленных ст. 74 ТК РФ. Это актуально, если поправки планируются без изменения трудовой функции сотрудника. Ее менять без согласия работника нельзя в любом случае.
4) Издать приказ об утверждении изменений к ДИ.
Специального бланка не существует, то есть можно составить документ в произвольной форме. В преамбуле важно указать причину изменений, например, правки в ДИ могут потребоваться при переименовании должности сотрудника или изменении названия организации. В распорядительной части нужно прописать дату вступления правок в силу. Проект изменений необходимо оформить в качестве приложения к приказу. Это нужно сделать также, если ДИ не выступает частью ТД.
Таблица №1. Особенности изменения должностной инструкции.
| Ситуация | Решение |
|---|---|
| ДИ является приложением к ТД. Изменения ДИ затрагивают обязательные условия ТД. | Составляется допсоглашение, в котором указываются все изменения |
| ДИ является приложением к ТД. Изменения касаются его обязательных условий, но трудовая функция работника не меняется. Работник не подписывает допсоглашение. | Работодатель в письменной форме информирует сотрудника об изменении условий труда минимум за 2 месяца. Если работник отказывается трудиться в иных условиях, то работодатель должен предложить ему другую должность. Если подходящей вакансии нет либо сотрудник отказался от имеющихся, то ТД с ним расторгается по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. |
| ДИ выступает самостоятельным документом, но изменения не касаются обязательных условий ТД. Утверждается новая редакция инструкции. | Если сотрудник не хочет подписывать новую ДИ, то составляется акт. |
| ДИ выступает самостоятельным документом. Изменения, которые в нее вносятся, относятся к обязательным условиям ТД, но не затрагивают трудовую функцию. Сотрудник отказывается подписывать дополнительное соглашение. | Действует порядок наступления последствий из-за одностороннего уведомления в соответствии со ст. 74 ТК РФ. |
Как предупредить работника о внесении изменений в ДИ?
ДИ, не выступающая частью ТД, считается внутренним нормативным актом организации. По этой причине сотрудник должен быть проинформирован о любых изменениях, которые в нее вносятся, даже если они незначительные. Уведомление составляется в письменном виде и в свободной форме.
В некоторых случаях можно изменить ДИ работника без его согласия, например, при внедрении новых производственных технологий на предприятии. Однако и тогда нужно предупредить сотрудника о том, что ему скоро придется работать по новой ДИ. Сделать это нужно не позднее, чем за два месяца до вступления изменений в силу.
Образцы документов
Итоги
Таким образом, существует особый порядок изменения ДИ. Если меняются обязательные условия трудового договора, а должностная инструкция является приложением к нему, то нужно оформить допсоглашение. В других ситуациях достаточно издания приказа.
Источник: «Юридическая азбука»
Насколько полезной оказалась эта статья?
Оцените статью!
Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 10
БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:
- опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
- напишите вопрос в форме ниже;
- позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
- позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
- позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
