Как ИП принять на работу сотрудника в 2024 году: пошаговая инструкция

Из статьи вы узнаете:

После того, как в 2022 году многие зарубежные компании ушли с отечественного рынка, у предпринимателей появилась реальная возможность работать вместо них. Особенно это актуально для тех, кто хочет прийти на место розничных магазинов, кафе и организаций в сфере услуг. Чтобы бизнес шел гладко, нужно знать, как ИП принять на работу сотрудника и какой договор заключить.

Ответственность работодателя

Трудовое законодательство ориентировано, в основном, на защиту работника, поэтому работодателю нужно знать свои обязанности, чтобы не попасть под ответственность.

ТК РФ гласит, что все работники должны быть оформлены официально. В противном случае, работодателя могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. А если еще выяснится сокрытие налогов, то и к другим видам ответственности. Причем, санкции могут быть вполне серьезными.

Другая причина, по которой следует подписать с работником трудовой договор – фиксация прав и обязанностей сторон. Если между работником и работодателем возникнет трудовой спор, то проще всего будет сослаться на положения официального документа.

Важно! Заключить трудовой договор нужно в течение трех рабочих дней после того, как сотрудник фактически начал выполнять свои обязанности. Не позже следующего рабочего дня надо направить в ПФР уведомление о трудоустройстве работника (форма СЗВ-ТД).

Сколько сотрудников может быть у работодателя ИП

Закон ограничивает работодателя по количеству работников, исходя из выбранного режима налогообложения:

если предприниматель использует УСН, то в его штате может быть не свыше 100 человек;
работодатель на ПСН, то он вправе трудоустроить до 15 сотрудников;
при общей системе налогообложения ограничений по числу работников нет.

Если предприниматель хочет получить меры поддержки для бизнеса, то он должен учитывать число сотрудников:

для микропредприятия допускается до 15 человек в штате;
для малого предприятия – до 100 человек в штате.

Какой договор предпринимателю заключить с работником?

Работодатель может подписать с сотрудником договор ГПХ (гражданско-правового характера) либо трудовой договор (ТД). В последнем случае работник должен быть зачислен в штат и следовать правилам внутреннего трудового распорядка и должностной инструкции. Если ИП принимает человека на разовую работу, то работа идет по ГПХ.

ТД необходим, если соискатель устраивается на постоянную работу. По нему он обязуется исполнять свои трудовые обязанности. Работодатель должен, в свою очередь, выдавать сотруднику заработную плату, вносить за него обязательные налоги и взносы, оплачивать больничные и отпускные.

В гражданско-правовом договоре устанавливается определенный список работ, сроки их выполнения и размер вознаграждения. Тут важен итог, а не процесс выполнения обязанностей. При этом заказчик не должен обеспечивать условия для выполнения работ и контролировать рабочий процесс. Такие правоотношения регулируются ГК РФ.

По договору ГПХ работнику не положена оплата больничного и отпуска, а также другие выплаты, указанные в ТК РФ. Работодатель не вносит запись в трудовую книжку. А вот период работы по гражданско-правовому договору, позволяющий начислять страховую пенсию по старости, входит в страховой стаж работника.

Важно! Хотя гражданско-правовой договор выгоден для работодателя, подписывать его с сотрудником, постоянно выполняющим работу, нельзя. Если трудовая инспекция обнаружит такое нарушение, то работодателю грозит административный штраф. К тому же, придется вносить недоимки по налогам и неуплаченные страховые взносы.

Как предпринимателю оформить ТД с работником: пошаговая инструкция

Рассмотрим этот процесс по пунктам:

1) Для заключения ТД сотрудник должен предоставить работодателю документы:

паспорт;
трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р), при этом, если человек устраивается на работу впервые, то трудовую книжку не заводят;
СНИЛС;
документы воинского учета для военнообязанных и лиц, которые подлежат призыву на военную службу;
документы об образовании или профессиональной подготовке;
санитарную книжку, если должность связана с пищевыми продуктами и питьевой водой, обучением и воспитанием детей, бытовым или коммунальным обслуживанием населения;
справку об отсутствии (наличии) судимости или о том, налагалось ли на человека административное наказание за употребление психотропных веществ и наркотических веществ без назначения врача (для некоторых должностей).

Список документов для оформления на работу устанавливается ст. 65 ТК РФ. Работодатель не вправе запрашивать документы, не указанные в этом перечне.

После того, как работник предоставит данные для трудоустройства, можно будет перейти к следующему пункту.

Вам также будет интересно:

— Может ли иностранный гражданин быть ИП в России?
— Как отправить работника в отпуск, если он этого не хочет?

2) Попросить соискателя написать заявление о приеме на работу.

3) Составить и подписать ТД в двух экземплярах. Чтобы оформить документ, можно использовать типовой бланк. В ТД нужно указать все данные, установленные ст. 57 ТК РФ. В конце документа работник должен расписаться в том, что получил второй экземпляр ТД на руки.

4) Оформить кадровую документацию: приказ о приеме на работу с указанием должности сотрудника (этот документ сейчас не обязателен, но удобен для работодателя), правила внутреннего трудового распорядка, личную карточку работника, а также положения об оплате труда, отпуске, премировании и должностные инструкции.

5) Подать документы в ФСС в течение тридцати дней с момента подписания ТД с сотрудником. Если работодатель пропустит этот срок, то ему грозит штраф.

Как ИП оформить договор с сотрудником на полставки?

В целом, ТД с таким работником составляется по общим правилам, но существуют следующие нюансы:

Режим труда и отдыха. Если сотрудник работает менее четырех часов в день, то обеденный перерыв можно не устанавливать. В остальных случаях он стандартный, то есть, составляет от 30 минут до 2-х часов.
Количество рабочих часов в неделю. Если общая норма рабочего времени составляет сорок часов в неделю, то на полставки человек будет работать двадцать часов. ИП может уточнить время выполнения сотрудником должностных обязанностей, например, 5 дней в неделю по 4 часа в день, а также установить точное время, к примеру, с 13 до 17 часов. Можно определить рабочий график менее 5 дней в неделю, но с большим количеством затраченных часов.
Размер оклада. В ТД надо указать полный размер оклада согласно штатному расписанию, а также то, что оплата производится пропорционально времени, отработанному сотрудником. К примеру: «Работнику устанавливается ежемесячный оклад в размере 50 000 рублей. Заработная плата начисляется, исходя из отработанного времени».

Сколько и кому платить?

В соответствии со ст. 136 ТК РФ, работодатель должен выплачивать зарплату не реже, чем раз в две недели. Для ИП, принимающих на работу сотрудников, это правило – не исключение.

Кроме того, работодатель должен ежемесячно, до 15 числа, переводить страховые взносы за каждого сотрудника, работающего по ТД. «Базовые» ставки следующие:

22% от зарплаты – в ПФР;
5,1% — в территориальный фонд ОМС;
2,9% — в ФСС.

Важно! Для субъектов МСП предусмотрены льготные тарифы по страховым взносам, в которых ставки меньше, чем в «базовых».

Работодатель должен каждый месяц удерживать из зарплаты сотрудника НДФЛ в размере 13%. В данном случае предприниматель выступает посредником между работником и налоговой инспекцией, переводя суммы в региональный бюджет.

При заключении гражданско-правового договора выплаты остаются такими же, за исключением взносов в ФСС. Они отчисляются только, если это было указано в тексте документа ГПХ.

Как работодателю ИП выгоднее привлекать людей к работе?

Так как сотрудничество по гражданско-правовому договору для предпринимателя выгоднее, чем трудоустройство сотрудника, многие работодатели стараются оформлять именно его. Выше мы говорили, что такой договор можно заключить только на выполнение разовых работ. Причем, предприниматель вправе подписать его с самозанятым или другим ИП, например, договор возмездного оказания услуг.

Но и в такой ситуации работодатель обязан оплатить выполненную работу. Правда, правоотношения сторон будут регулироваться уже ГК РФ. Если работодатель просрочит выплату, то работник сможет взыскать с него не только основной долг, но и штрафы.

Важно! Закон запрещает предпринимателям, находящимся на патентной системе налогообложения, привлекать для выполнения работ других предпринимателей. На это указало Министерство финансов в письме № 03-11-11/46562 от 11 июня 2021 года.

Как ИП оформить трудовые отношения с самозанятым?

Прежде чем приступить к работе, предпринимателю нужно проверить, есть ли у гражданина статус самозанятого. Сделать это можно по ИНН на сайте ФНС, воспользовавшись бесплатным сервисом: «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход». Хорошо, если получится убедиться, что исполнитель оказывал услуги разным компаниям, а не только одной организации.

Работать с самозанятым, который меньше 2-х лет назад числился в штате работодателя, нельзя, поскольку такие отношения будут оцениваться, как трудовые. Поэтому до подписания договора лучше запросить у специалиста фотографии записей трудовой книжки (если она ведется) за последние два года и проверить, работал ли он у данного работодателя.

Важно! Если предприниматель часто работает с одним и тем же самозанятым, то государственные органы могут посчитать данные отношения трудовыми. А это приведет к необходимости уплаты страховых взносов, штрафов и НДФЛ.

За основу для гражданско-правового договора с работником можно взять любой договор ГПХ, который используется при сотрудничестве с другими контрагентами. Однако в нем нужно указать следующее:

исполнитель – это гражданин, зарегистрированный в качестве самозанятого;
в случае снятия с учета в качестве самозанятого, исполнитель сообщит об этом заказчику;
работодатель не платит отчисления и налоги, так как это делает самозанятый.

Самозанятый предоставляет работодателю чек, который формирует в приложении «Мой налог». Когда работодатель оплачивает услуги самозанятого, он должен указать в назначении платежа, например, следующее: «Выплата по счету № 3 за составление контент-плана».

Категорически не рекомендуем указывать в назначении платежа слова «зарплата» или «премия», а также другие, аналогичные, так как они обычно указывают на трудовые правоотношения, что может привести к наложению на работодателя штрафа и блокировке его счета.

Кратко: порядок работы с самозанятым

Чтобы обезопасить себя от штрафных санкций при работе с самозанятым, работодателю нужно:

Убедиться в том, что исполнитель имеет статус самозанятого. Сделать это можно через сайт ФНС.
Проверить, чтобы специалист не работал в компании работодателя в последние два года.
Составить гражданско-правовой договор. При этом нужно обратить внимание на особенности договора, а также закрывающих документов. В тексте надо прописать, что исполнитель является самозанятым, должен выдавать чеки на оказываемые услуги и сообщать об утрате статуса самозанятого работодателю.
Подобрать финансовый инструмент для оплаты услуг исполнителя. Большинство РКО тарифицирует платежи самозанятым как физлицам, но, как правило, это невыгодно и ограничено в лимитах. Можно воспользоваться сервисом, автоматически формирующим отчеты, счета, акты, производящим выплаты и контролирующим статус специалиста.
После оформления самозанятого ИП остается только контролировать собственный статус и лимиты по доходам, а также актуальность чеков, предоставленных исполнителем, и другие финансовые моменты.

Итоги

Таким образом, ИП может заключить со специалистом ТД или гражданско-правовой договор в зависимости от того, будет работа постоянной или разовой. В целом, порядок оформления на работу по ТД регулируется ТК РФ. При трудоустройстве работника на полставки нужно указать соответствующие положения в ТД.

Источник: «Юридическая азбука»