Инструкция по делопроизводству в организации: образец

Чем лучше будет отлажена работа с документами, тем меньше будут ошибаться сотрудники отдела кадров и делопроизводители. Чтобы правильно организовать составление, обработку и передачу документов, нужна инструкция по делопроизводству в организации в 2024 году, которая утверждается руководителем компании.

Образец инструкции по делопроизводству в компании

Инструкция по делопроизводству (ИПД) регулирует работу сотрудников, в должностные обязанности которых входит взаимодействие с документами. Соблюдение ее положений позволяет придерживаться единообразия в создании, обработке, подготовке, оформлении бумаг организации, с учетом особенностей ее деятельности.

В инструкции прописываются общие нюансы оформления реквизитов, основной и других частей. Это позволяет работникам быстро обрабатывать и вовремя исполнять документы. От правильного взаимодействия сотрудников с бумагами зависит бесперебойность работы компании и своевременность принятия решений руководством.

Когда обязательна ИПД?

ИПД представляет собой локальный нормативный акт организации и числится в ее учетной политике. Этот вид документа разрабатывается согласно общероссийским стандартам. При этом в нем содержится уникальная технологическая последовательность обработки документации, присущая определенной компании. Это позволяет фирме оформлять документы по общим нормам, но с учетом особенностей работы.

Инструкция по делопроизводству обеспечивает единообразное взаимодействие с документами, однако по общему правилу, она не обязательна. При этом ИПД может называться также «Положением по делопроизводству».

Поскольку делопроизводство в фирме, особенно большой, проходит по нескольким направлениям, в ней может быть разработано несколько ИПД. Это позволяет не создавать один большой документ, в котором содержатся разноплановые требования, а разбить его на несколько маленьких.

Так, в компании может быть инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по конфиденциальному делопроизводству. Работодатель вправе отдельно оформить и утвердить инструкцию по электронному делопроизводству, так как электронный документооборот сейчас применяется повсеместно.

На основе чего разрабатывается ИПД

ИПД — это часть внутреннего стандарта организации, устанавливающего общие приемы, правила и последовательность формирования и обработки документов. Поэтому даже если сотрудники решили скачать образец должностной инструкции, им нужно адаптировать ее для использования внутри компании.

Прежде чем приступить к разработке документа, надо ознакомиться с понятиями, применяемыми в делопроизводстве. Прежде всего, речь идет о ГОСТ 7.0.8-2013, в котором указываются все термины и определения, используемые в делопроизводстве.

Главные нормативно-правовые акты, на которые нужно опираться при создании ИПД:

• примерная инструкция по делопроизводству в гос. организациях, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.18 г. № 44;
• методические рекомендации, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 24.12.20 г. № 199.

При создании ИПД можно опираться на типовые инструкции, применяемые разными ведомствами гос. власти.

Какие разделы должны быть в ИПД?

Структура инструкции описывается в Методических рекомендациях, о которых речь шла выше. В них можно найти список разделов, а также их содержание. Последняя редакция указаний была обновлена, поскольку изменились требования закона в области делопроизводства и архивного дела, а также развились информационных технологии управления документами.

Действующие методические указания включают три части:

1. Общие положения.
2. Последовательность разработки, утверждения, внесения изменений в ИПД.
3. Содержание и структура ИПД.

Для сотрудника, составляющего инструкцию в компании, важнее всего третья часть, так как в ней находятся конкретные указания по содержанию и структуре ИПД.

Конечно, не нужно прямо следовать методическим рекомендациям. Они служат лишь базисом для составления инструкции, которую надо адаптировать под свою организацию.

Так, типовая ИПД для компании, в которой ведется и бумажный, и электронный документооборот, может включать такие разделы:

1) Общие положения:

• назначение ИПД;
• цель разработки документа;
• сфера использования;
• правовое регулирование разработки ИПД;
• порядок применения ИПД;
• какие акты регламентируют задачи, права, ответственность и обязанность делопроизводителя.

2) Основные термины (можно взять из ГОСТ Р 7.0.8-2013 и разделе 3.2 Методических рекомендаций).

3) Создание, оформление документов (бланков, реквизитов, внутренних документов организации). Состав документов.

4) Нюансы создания и оформления определенных видов документов (приказов, распоряжений, положений, инструкций, правил, методических рекомендаций, протоколов совещаний, служебной переписки и других).

5) Правила организации документооборота:

• прием, первоначальная обработка входящих и исходящих документов;
• рассмотрение документов руководителем и доведение их содержания до исполнителей;
• алгоритм отправки документов;
• порядок регистрации исходящих документов;
• порядок регистрации, прохождения внутренних документов;
• порядок регистрации входящих документов;
• организация работы с документами в подразделениях организации;
• анализ и учет объемов документооборота;
• разработка, ведение номенклатуры дел;
• создание дел и их хранение;
• подготовка документов к помещению в архив;
• уничтожение документов и дел после окончания сроков их хранения;
• передача дел в архив.

6) Порядок электронного документооборота:

• создание, обработка, хранение, использование электронных документов;
• алгоритм регистрации, отправки, получения электронных документов.

7) Работа с документами исполнителей:

• обработка и сбор информации для создания документов;
• создание проекта документа и приложений к нему;
• согласование проекта с заинтересованными сотрудниками;
• внесение в проект коррективов согласно замечаниям, полученным при согласовании;
• передача проекта документа на подпись директора (гендиректора);
• установление места хранения документа или его копии, проставление отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел;
• порядок работы с документами в подразделениях организации.

8) Правила учета, хранения, использования бланков, печатей, штампов:

• учет печатей, штампов;
• учет бланков документов.

Порядок составления ИПД

Чтобы составить ИПД, проще всего воспользоваться таким алгоритмом:

1. Издать приказ о разработке ИПД. Директор компании должен назначить сотрудника, отвечающего за разработку документа, и установить срок выполнения поручения. Обычно ИПД создает начальник службы по делопроизводству. В небольшой организации эта обязанность может быть возложена на работника отдела кадров или секретаря руководителя.
2. Составить перечень актуальных нормативных актов, стандартов, регулирующих делопроизводство и устанавливающих требования к оформлению документов. Ознакомиться с выбранными материалами. Проанализировать структуру организации, как в ней идет документооборот, составить его график.
3. Создать проект ИПД по делопроизводству в организации.
4. Согласовать проект с начальниками подразделений, принимающих участие в документообороте. Проанализировать замечания и скорректировать проект.
5. Передать документ на ознакомление и подпись директору. Он издает приказ об утверждении ИПД.
6. Ввести ИПД в действие. Для этого разослать ее в подразделения, ознакомить с ней работников под роспись.

Что учесть при составлении ИПД?

Как правило, ответственный сотрудник скачивает примерную инструкцию по ведению делопроизводства в организации из интернета. Однако она не учитывает всех особенностей делопроизводства в организации. К тому же, изменились требования к оформлению и созданию документов. Они затронули, в том числе, оформление титульных листов, бланков. К сожалению, примеры из интернета не всегда это учитывают.

Советы по созданию ИПД в Word:

1. Названия разделов оформлять путем выделения заголовками (через меню «Стиль»). Это поможет сделать документ удобным для чтения.
2. Использовать гиперссылки, чтобы быстро переходить к необходимым разделам документа в электронном виде.
3. Сохранить документ из Word в формате PDF, чтобы ссылки работали (нужно выбрать тип документа PDF во время сохранения).

Какие приложения должны быть у ИПД?

Обычно инструкцию дополняют приложения — образцы документов, перечень которых зависит от деятельности организации. Так, к документу могут прилагаться образцы:

• положения;
• приказа;
• распоряжения;
• протокола;
• делового письма;
• акта проверки технического состояния;
• докладной записки.

Кроме того, приложениями к ИПД могут выступать:

• примерный перечень утверждаемых документов;
• примерный перечень документов, заверяемых печатью компании;
• примерный перечень входящих документов, не подлежащих регистрации.

Для удобства можно скачать образец с приложениями, однако нужно учитывать, что готовый документ должен подходить под специфику организации.

Итоги

Таким образом, инструкция по делопроизводству в ООО позволяет систематизировать и правильно организовать работу с документами. В нее могут быть включены разделы из типового образца, но информация должна быть скорректирована с учетом деятельности компании.

Работодатель вправе утвердить несколько разноплановых инструкций, чтобы не составлять один большой документ, содержащий обобщенные сведения. Это особенно актуально для больших компаний и в связи с повсеместным использованием электронного документооборота, для которого допускается сделать отдельную ИПД.

Источник: «Юридическая азбука»

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный