Должностная инструкция секретаря руководителя

Трудовые отношения Спросить юристабесплатно. Это быстрее! Время чтения: 5 мин.
Должностная инструкция секретаря руководителя — это ничто иное, как регламент, устанавливающий квалификационные требования к сотруднику, которые осуществляют организационное обеспечение управления и документооборот в организации. В общем и целом — это комплексный документ, на котором можно основываться в ситуации, когда требуется определить функционал сотрудника, будь то секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель или администратор.

Должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту

Такое понятие как «профессиональный стандарт» или сокращенно «профстандарт» было введено в области кадровой деятельности не так давно. Оно включает в себя перечень квалификационных требований, которые предъявляется к сотруднику, занимающему определенную должность или ту или иную специальность.

Разработкой профстандартов занимаются эксперты в определенной сфере профессиональной деятельности. Утверждение этих регламентов в последующем происходит на государственном уровне. На сегодняшний день количество таких документов превышает 1400. В них расписаны конкретные критерии оценки специалистов, туда же относится оценка навыков, опыта и уровня образования.

На текущий момент профессиональные стандарты действуют наряду с установленными в единых квалификационных справочниках требованиями, однако в недалеком будущем они будут полностью заменены профстандартами.

Профстандарты следует применять во всех организациях, вне зависимости от формы их собственности. Сначала планировалось, что такие регламенты должны распространяться на государственных и муниципальных служащих, работников школы, а также на профессии, которые связаны с вредными и опасными условиями труда. Однако в результате стало очевидно, что такое ограничение неуместно. Повсеместное введение данных регламентов позволило работодателям и самим сотрудникам получить конкретные представления о следующем:

  • о персональном функционале той или иной должности, специальности, профессии;
  • о требованиях, предъявляемых к сотруднику (опыт и уровень образования);
  • о критериях оценки работы.

Профстандарт «Секретаря руководителя» был утвержден в июне 2015 года, одна на сегодняшний день действующим документом в этой области является его новая редакция, которая была утверждена приказом Минтруда России № 333н. В нем установлен исчерпывающий перечень требований к сотрудникам, работающим в административно-управленческой области. Таким образом, сюда относятся все работники, в чьи обязанности входит работа с документами, обработка телефонных звонков и входящей корреспонденции, а также прием посетителей. В профстандарте определены потенциальные наименования для тех специалистов, исполняющих различный функционал.

Таким образом, данный документ содержит требования относительно следующих должностей:

  1. Помощник руководителя.
  2. Секретарь руководителя.
  3. Делопроизводитель.
  4. Секретарь-администратор.

Таблица №1. Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции.

Возможные наименования должностей Уровень квал-ции Обобщенная трудовая функция Трудовые функции
Секретарь-администратор 3 Организационное обеспечение деятельности компании
  • Принимает и распределяет звонки;
  • Работает с посетителями;
  • Выполняет функции по координации и обеспечению работы компании;
Делопроизводитель 5 Документационное обеспечение деятельности компании
  • Работает с документацией;
  • Осуществляет хранение документов;
  • Обрабатывает дела для их последующего хранения.
Секретарь руководителя 6 Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя
  • Оказывает руководителю помощь при планировании рабочего времени;
  • Планирует рабочий день секретаря;
  • Организует переговоры;
  • Организует командировки, в которые руководитель планирует отправиться;
  • Работает с посетителями, которые обращаются в приемную руководителя;
  • Подготавливает, проводит и обслуживает мероприятия, в которых принимает участие руководитель;
  • Контролирует выполнение поручений от руководителя;
  • Организует и поддерживает рабочее пространство кабинета руководителя и его приемной;
  • Разрабатывает нормативную документацию, которая регламентирует деятельность секретаря;
  • Составляет и оформляет управленческие документы;
  • Работает с документами, которые поступают в приемную руководителя;
  • Организует в приемной руководителя хранение документации;
  • Обеспечивает руководителя необходимой информацией.
Помощник руководителя 6 Информационно-аналитическая работа, а также оказание руководителю организационно-административной помощи
  • Организует информационное взаимодействие между руководителем и организациями;
  • Организует мероприятия и деловые контакты;
  • Анализирует информацию и подготавливает руководителю аналитические данные;
  • Организует выполнение решений, которые вынес руководитель.

Секретарь руководителя: в чем заключаются должностные обязанности?

Секретарь руководителя: в чем заключаются должностные обязанностиИменно в общем профстандарте прописываются должностные обязанности и инструкции для упомянутых специалистов. В профстандарте секретаря руководителя указаны:

  1. Требования, которые предъявляются к уровню образования.
  2. Требования относительно опыта работы.
  3. Необходимые навыки и знания.
  4. Должностные обязанности.

Однако стоит сказать о том, что должность секретаря объединяет в себе достаточно большой функционал. Так, например, в крупных компаниях введены отдельные штатные единицы – делопроизводитель, секретарь-администратор, помощник руководителя и тому подобное, но в небольших организациях на практике вся эта работа ложится на одного сотрудника.

Помимо прочего, даже не смотря на то, что тот или иной сотрудник числится на определенной должности, например, является секретарем директора, перечень его обязанностей невозможно в полном объеме описать в профстандарте. Это объясняется тем, что его функционал может напрямую зависеть от множества факторов, которые не могут учитываться в регламентирующих документах подобного рода. Выполняемые помощником руководителя функции зависят от деятельности организации, ее специфики, от корпоративной культуры и ценностей компании, а также, в частности от руководителя непосредственно.

Исходя из этого, очевиден вывод о том, что профстандарт «секретаря» не является так называемой догмой. Ему не удастся следовать неукоснительно.

Данный документ стоит считать основой, которая может быть использована для различных целей, в частности:

  • для определения должностных обязанностей персонально для каждой должности;
  • для оптимального и эффективного распределения обязанностей между сотрудниками, которые занимаются секретарской деятельностью, таким образом, можно исключить факт осуществления двойного функционала;
  • для определения и ограничения круга прав и обязанностей относительно каждой отдельной позиции;
  • для установки четких и понятных критериев, с помощью которых можно оценить эффективность работы специалистов.

В профстандарте указано несколько уровней квалификации – что они означают?

По отношения к каждой специальности введен отдельный квалификационный уровень. К примеру, рассматриваемая нами должность секретаря руководителя имеет 6 уровень, так же как и помощник руководителя.

Таблица №2. Степень личной ответственности секретарских специалистов в зависимости от присвоенного уровня.

Квалиф-ный уровень Степень ответственности
6
  • сотрудник занимается самостоятельной деятельностью, в частности, определяет задачи для себя и других специалистов;
  • обеспечивает взаимоотношения между структурными подразделениями, отделами, группами и так далее;
  • специалист ответственен за решения, которые он принимает;
  • персонально ответственен за эффективность своей работы на уровне подразделения и организации в целом.
5
  • сотрудник самостоятельно выбирает те методы, с помощью которых должны быть решены задачи;
  • планирует свою работу;
  • определяет приоритетнее направления деятельности;
  • участвует в управлении задачами, которые стоят перед отделом/подразделением;
  • планирует работу подчиненных, учитывая поставленные цели;
  • сотрудник ответственен за результаты, которые показывает группа специалистов.
3
  • сотрудник занимается деятельностью, находясь под контролем специалиста, который находится выше по должности;
  • вправе принимать решения самостоятельно, если дело касается решения типовых задач;
  • сотрудник планирует свою работу, основываясь на поставленных руководством задачах.

Секретарю руководителя обязательно надо иметь высшее, а также дополнительное профессиональное образование. Помимо образования, к опыту работу также предъявлено конкретное требование: необходимо иметь не менее 2 лет стажа в области документационного и организационного обеспечения деятельности руководителя, если специалист имеет среднее профессиональное образование.

По профстандарту секретарь руководителя должен:

  • планировать рабочее время секретаря и самого руководителя;
  • организовывать переговоры руководителя с другими лицами и компаниями;
  • заниматься организацией командировок, в которые планирует поехать руководитель;
  • организовывать работу с посетителями, которые находятся в приемной руководителя;
  • подготавливать необходимое для организации конференций;
  • организовывать и контролировать исполнение решений, которые поручает руководитель;
  • организовывать и поддерживать рабочее пространство кабинета руководителя и его приемной;
  • составлять и оформлять управленческие документы;
  • работать с документами, которые поступают в приемную руководителя;
  • организовывать в приемной руководителя хранение документации;
  • обеспечивать руководителя необходимой информацией;
  • организует информационное взаимодействие между руководителем и должностными лицами.

О квалификационных требованиях, предъявляемых к секретарям по профстандарту

О квалификационных требованиях, предъявляемых к секретарям по профстандартуК секретарю, который оказывает руководителю основную помощь в работе, предъявлены достаточно высокие требования. Например, для эффективного выполнения порученных задач, специалисту необходимо иметь следующие профессиональные и личностные качества, навыки и умения, а именно:

  1. Эффективно планировать рабочее время.
  2. Уметь поставить и определить цель согласно иерархии.
  3. Установить приоритеты исполнения тех или иных задач, чтобы рабочее время было использовано наиболее оптимальным образом.
  4. Иметь достаточно высокие навыки владения компьютерной техникой и программным обеспечением для того чтобы ускорить обмен документацией и сведениями.
  5. Уметь определить и проанализировать, какие причины мешают эффективному взаимодействию между отдельными сотрудниками или подразделениями в целом.
  6. Осуществлять за сотрудниками контроль в вопросах соблюдения правил информационной безопасности.
  7. Лично участвовать в предотвращении всевозможных конфликтных ситуаций, имеющих место в компании.
  8. Демонстрировать высокую степень соблюдения этикета.

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 12

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
  • позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Распечатать   Спросить юриста
Автор статьи Пшеницына Оксана Валентиновна

Пишет статьи, в которых отвечает на важные и популярные вопросы наших читателей. Описывает примеры из судебной практики, раскрывает ответы на часто задаваемые вопросы в гражданско-правовой сфере, в трудовом праве. Компетенции автора позволяют писать статьи на легком и простом языке. Окончила Тамбовский государственный технический университет (ТГТУ), кафедра «Гражданское право и процесс», специальность «Юрист» Гражданско-правовой профиль.

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *