Должностная инструкция делопроизводителя в 2024 году: скачать образец, профстандарт, в школе, канцелярии, ДОУ

Из статьи вы узнаете:

Должность делопроизводителя обычно утверждается в любой средней или крупной компании. Главная функция этого специалиста – это организация и выполнение работ по документационному обеспечению организации. Должностная инструкция делопроизводителя в 2024 году должна отражать должностные обязанности и права работника, требования для занятия должности и применяемые меры ответственности за ненадлежащее исполнения возложенных задач.

Что учитывать при составлении инструкции?

При подготовке должностной инструкции делопроизводителя нужно учитывать несколько моментов.

Во-первых, в РФ утвержден Общеотраслевой квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, включающий подраздел «Делопроизводитель», где расписаны должностные обязанности, требования относительно квалификации и необходимых умений, знаний подобных сотрудников.

Во-вторых, 15.07.2020 года Минтруд своим приказом утвердил Профстандарт №333н, который регламентирует организационно-правовой статус специалистов по организационному и документационному обеспечению управления в организации, в том числе и делопроизводителей.

Вам также будет интересно:

— Должностная инструкция юрисконсульта
— Заявление о приеме на работу. Образец и бланк 2024 года

В-третьих, в вышеуказанных нормативных актах перечислены только общие требования к навыкам делопроизводителя. Однако каждая компания может дополнить или расширить перечень основных прав и обязанностей специалиста, отразив это в должностной инструкции. При этом необходимо учитывать отраслевую специфику организации, ее размер, количество штатных единиц делопроизводителей и другие моменты.

Структура должностной инструкции

Любая должностная инструкция включает в себя 4 базовых раздела:

Раздел 1 – Общие положения.
Раздел 2 – Должностные обязанности.
Раздел 3 – Права.
Раздел 4 – Ответственность.

Иногда включают дополнительные разделы, например, об условиях труда, взаимосвязях с другими структурными подразделениями компании или о порядке пересмотра должностной инструкции.

Разделы состоят из пунктов. Инструкция составляется в единственном экземпляре в форме:

отдельного документа;
приложения к трудовому договору.

Содержание должностной инструкции

Начать следует с названия документа – «Должностная инструкция делопроизводителя». Если фирма небольшая, организация делопроизводства может быть возложена на секретаря, помощника руководителя или ассистента. В таком случае и название документа будет соответствующее, например, «Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя».

Далее рассмотрим содержание инструкции в разрезе каждого из основных блоков.

Общие положения

Отметьте, что настоящая должностная инструкция регулирует должностные обязанности, права делопроизводителя, а также устанавливает квалификационные требования для занятия должности и меры ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на работника функций.

Пропишите, к какой категории относится делопроизводитель, например, к категории специалистов или технических исполнителей.

Далее зафиксируйте, что данный сотрудник принимается на работу и увольняется с компании приказом генерального директора либо приказом гендиректора по согласованию с руководителем службы делопроизводства.

Также необходимо определить:

кому непосредственно подчиняется работник, например, руководителю службы делопроизводства или заведующему канцелярии, заместителю генерального директора либо генеральному директору;
кто замещает работника в период его временного отсутствия на работе.

Отдельным пунктом выделите требования к образованию, обучению, практическому стажу. Согласно профстандарту к работникам, обобщенной трудовой функцией которая является документационным обеспечением деятельности организации, предъявляются следующие требования:

образование и обучение – среднее профильное профессиональное образование либо среднее не профильное профессиональное образование и дополнительное профобразование по дополнительным профессиональным программам;
опыт практической работы – не требуется.
особые условия допуска к работе – не предусмотрены.

Далее следует перечислить, какими знаниями и умениями должен владеть делопроизводитель. Вот примерный список того, что должен знать такой работник:

нормативно-правовую базу, регулирующую механизм документационного обеспечения управления;
структуру компании, руководство структурных подразделений;
правила работы с документацией, модернизированные информационные технологии работы с документами;
системы скоростного письма;
алгоритм работы с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними актами;
типовые сроки исполнения документов;
механизм подготовки аналитических справок по организации работы с документацией;
порядок создания и ведения баз данных документов;
системы электронного документооборота;
нормы архивирования документов;
правила охраны труда;
другое.

Наконец, перечислите, какими нормативными и внутренними актами руководствуется делопроизводитель в своей деятельности. Например:

нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
уставом компании;
правилами внутреннего трудового распорядка;
приказами и распоряжениями директора компании и непосредственного руководителя;
настоящей должностной инструкцией.

Вам также будет интересно:

— Должностная инструкция курьера в организации: регулирование прав и обязанностей
— Должностная инструкция менеджера по продажам

Должностные обязанности

В этом разделе необходимо четко прописать все обязанности делопроизводителя. Если в штате есть несколько специалистов, занимающихся делопроизводством, трудовые функции каждого из них можно разграничить, поручив таким образом каждому работнику определенный участок работы.

Вот примерный список того, чем занимается делопроизводитель:

подготавливает номенклатуры дел;
контролирует правильность оформления документов;
формирует дела, формулирует их заголовки;
организовывает учет, хранение и передачу в соответствующие подразделения документацию;
контролирует передачу дел в архив;
систематизирует документы внутри дела;
обеспечивает сохранность и защиту документов в компании;
принимает и регистрирует корреспонденцию;
отправляет исполнительную документацию по адресатам;
другое.

Права

Для эффективного исполнения трудовых функций делопроизводитель наделяется рядом профессиональных прав. Объем этих полномочий необходимо четко соотнести с объемом поставленных перед специалистом повседневных задач. Вот примерный перечень трудовых прав делопроизводителя:

изучать и анализировать проекты решений администрации, что касаются его работы;
запрашивать у руководства необходимые для выполнения трудовых обязанностей документы и информацию;
вносить на рассмотрение администрации различные предложения, замечания относительно совершенствования документационного обеспечения организации;
принимать решения самостоятельно в пределах своей компетенции;
право на нормальные условия труда;
другое.

Ответственность

В этом разделе необходимо прописать общие принципы ответственности делопроизводителя как штатного специалиста. В зависимости от характера и тяжести нарушения к нарушителю может быть применено дисциплинарное взыскание, а также административные и уголовные санкции. Материальный ущерб также подлежит возмещению.

Делопроизводитель отвечает за неисполнение либо ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, в том числе за нарушение правил хранения документов, за их утрату или порчу, за раскрытие конфиденциальных данных, за игнорирование правил внутреннего трудового распорядка.

Процедура разработки и утверждения должностной инструкции

Составление регламента включает несколько этапов.

На начальной стадии принимается решение о необходимости подготовки должностной инструкции. Определяется лицо, ответственное за составление проекта документа. Как правило, подобная задача поручается юристу, кадровику либо другому компетентному специалисту.

Далее проект согласовывается с начальником службы делопроизводства, а затем подается на утверждение генеральному директору.

Наконец, с готовой инструкцией должен ознакомится сам работник. Ознакомление обязательно подтверждается подписью ознакомляемого.

Вам также будет интересно:

— Должностная инструкция специалиста по охране труда в 2024 году
— Инструкция по охране труда для сотрудника на дистанционной работе

На что еще обратить внимание при подготовке документа?

Приказ Минтруда №333н значительно упрощает процедуру разработки должностной инструкции делопроизводителя. Ведь со стандарта можно списать квалификационные требования, необходимые умения и знания, должностные обязанности. Однако для коммерческих предприятий положения профстандарта являются рекомендуемыми. Другая ситуация складывается с бюджетными учреждениями. Если речь идет о делопроизводителе в школе, в ДОУ или в больнице, то применение профессионального стандарта обязательно.

Если в штате несколько делопроизводителей, то при подготовке должностных инструкций на каждого такого работника разделы 1, 3, 4 («Общие положения», «Права», «Ответственность») можно продублировать. А вот раздел 2 «Должностные обязанности» необходимо расписать для каждого отдельно, учитывая специфику именно этой конкретной должности.

Кроме профстандарта, следует ориентироваться и на профильное законодательство. Например, если речь идет о подготовке инструкции делопроизводителя в детском саду или лицее, необходимо учесть соответствующее нормы ФЗ №273 «Об образовании».