Образец должностной инструкции делопроизводителя в 2021 году

Трудовые отношения Спросить юристабесплатно. Это быстрее! Время чтения: 5 мин.

Должностная инструкция делопроизводителяДолжность делопроизводителя обычно утверждается в любой средней или крупной компании. Главная функция этого специалиста – это организация и выполнение работ по документационному обеспечению организации. Должностная инструкция делопроизводителя в 2021 году должна отражать должностные обязанности и права работника, требования для занятия должности и применяемые меры ответственности за ненадлежащее исполнения возложенных задач.

Что учитывать при составлении инструкции?

При подготовке должностной инструкции делопроизводителя нужно учитывать несколько моментов.

Во-первых, в РФ утвержден Общеотраслевой квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, включающий подраздел «Делопроизводитель», где расписаны должностные обязанности, требования относительно квалификации и необходимых умений, знаний подобных сотрудников.

Во-вторых, 15.07.2020 года Минтруд своим приказом утвердил Профстандарт №333н, который регламентирует организационно-правовой статус специалистов по организационному и документационному обеспечению управления в организации, в том числе и делопроизводителей.

В-третьих, в вышеуказанных нормативных актах перечислены только общие требования к навыкам делопроизводителя. Однако каждая компания может дополнить или расширить перечень основных прав и обязанностей специалиста, отразив это в должностной инструкции. При этом необходимо учитывать отраслевую специфику организации, ее размер, количество штатных единиц делопроизводителей и другие моменты.

Структура должностной инструкции

Структура должностной инструкции делопроизводителяЛюбая должностная инструкция включает в себя 4 базовых раздела:

  1. Раздел 1 – Общие положения.
  2. Раздел 2 – Должностные обязанности.
  3. Раздел 3 – Права.
  4. Раздел 4 – Ответственность.

Иногда включают дополнительные разделы, например, об условиях труда, взаимосвязях с другими структурными подразделениями компании или о порядке пересмотра должностной инструкции.

Разделы состоят из пунктов. Инструкция составляется в единственном экземпляре в форме:

Содержание должностной инструкции

Содержание должностной инструкции делопроизводителяНачать следует с названия документа – «Должностная инструкция делопроизводителя». Если фирма небольшая, организация делопроизводства может быть возложена на секретаря, помощника руководителя или ассистента. В таком случае и название документа будет соответствующее, например, «Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя».

Далее рассмотрим содержание инструкции в разрезе каждого из основных блоков.

Общие положения

Отметьте, что настоящая должностная инструкция регулирует должностные обязанности, права делопроизводителя, а также устанавливает квалификационные требования для занятия должности и меры ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на работника функций. Пропишите, к какой категории относится делопроизводитель, например, к категории специалистов или технических исполнителей.

Далее зафиксируйте, что данный сотрудник принимается на работу и увольняется с компании приказом генерального директора либо приказом гендиректора по согласованию с руководителем службы делопроизводства.

Также необходимо определить:

  • кому непосредственно подчиняется работник, например, руководителю службы делопроизводства или заведующему канцелярии, заместителю генерального директора либо генеральному директору;
  • кто замещает работника в период его временного отсутствия на работе.

Отдельным пунктом выделите требования к образованию, обучению, практическому стажу. Согласно профстандарту к работникам, обобщенной трудовой функцией которая является документационным обеспечением деятельности организации, предъявляются следующие требования:

  1. образование и обучение – среднее профильное профессиональное образование либо среднее не профильное профессиональное образование и дополнительное профобразование по дополнительным профессиональным программам;
  2. опыт практической работы – не требуется.
  3. особые условия допуска к работе – не предусмотрены.

Далее следует перечислить, какими знаниями и умениями должен владеть делопроизводитель. Вот примерный список того, что должен знать такой работник:

  • нормативно-правовую базу, регулирующую механизм документационного обеспечения управления;
  • структуру компании, руководство структурных подразделений;
  • правила работы с документацией, модернизированные информационные технологии работы с документами;
  • системы скоростного письма;
  • алгоритм работы с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними актами;
  • типовые сроки исполнения документов;
  • механизм подготовки аналитических справок по организации работы с документацией;
  • порядок создания и ведения баз данных документов;
  • системы электронного документооборота;
  • нормы архивирования документов;
  • правила охраны труда;
  • другое.

Наконец, перечислите, какими нормативными и внутренними актами руководствуется делопроизводитель в своей деятельности. Например:

  • нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
  • уставом компании;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • приказами и распоряжениями директора компании и непосредственного руководителя;
  • настоящей должностной инструкцией.

Должностные обязанности

В этом разделе необходимо четко прописать все обязанности делопроизводителя. Если в штате есть несколько специалистов, занимающихся делопроизводством, трудовые функции каждого из них можно разграничить, поручив таким образом каждому работнику определенный участок работы.

Вот примерный список того, чем занимается делопроизводитель:

  • подготавливает номенклатуры дел;
  • контролирует правильность оформления документов;
  • формирует дела, формулирует их заголовки;
  • организовывает учет, хранение и передачу в соответствующие подразделения документацию;
  • контролирует передачу дел в архив;
  • систематизирует документы внутри дела;
  • обеспечивает сохранность и защиту документов в компании;
  • принимает и регистрирует корреспонденцию;
  • отправляет исполнительную документацию по адресатам;
  • другое.

Права

Для эффективного исполнения трудовых функций делопроизводитель наделяется рядом профессиональных прав. Объем этих полномочий необходимо четко соотнести с объемом поставленных перед специалистом повседневных задач. Вот примерный перечень трудовых прав делопроизводителя:

  • изучать и анализировать проекты решений администрации, что касаются его работы;
  • запрашивать у руководства необходимые для выполнения трудовых обязанностей документы и информацию;
  • вносить на рассмотрение администрации различные предложения, замечания относительно совершенствования документационного обеспечения организации;
  • принимать решения самостоятельно в пределах своей компетенции;
  • право на нормальные условия труда;
  • другое.

Ответственность

В этом разделе необходимо прописать общие принципы ответственности делопроизводителя как штатного специалиста. В зависимости от характера и тяжести нарушения к нарушителю может быть применено дисциплинарное взыскание, а также административные и уголовные санкции. Материальный ущерб также подлежит возмещению.

Делопроизводитель отвечает за неисполнение либо ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, в том числе за нарушение правил хранения документов, за их утрату или порчу, за раскрытие конфиденциальных данных, за игнорирование правил внутреннего трудового распорядка.

Процедура разработки и утверждения должностной инструкции

Процедура разработки и утверждения должностной инструкции делопроизводителяСоставление регламента включает несколько этапов.

На начальной стадии принимается решение о необходимости подготовки должностной инструкции. Определяется лицо, ответственное за составление проекта документа. Как правило, подобная задача поручается юристу, кадровику либо другому компетентному специалисту.

Далее проект согласовывается с начальником службы делопроизводства, а затем подается на утверждение генеральному директору.

Наконец, с готовой инструкцией должен ознакомится сам работник. Ознакомление обязательно подтверждается подписью ознакомляемого.

На что еще обратить внимание при подготовке документа?

Приказ Минтруда №333н значительно упрощает процедуру разработки должностной инструкции делопроизводителя. Ведь со стандарта можно списать квалификационные требования, необходимые умения и знания, должностные обязанности. Однако для коммерческих предприятий положения профстандарта являются рекомендуемыми. Другая ситуация складывается с бюджетными учреждениями. Если речь идет о делопроизводителе в школе, в ДОУ или в больнице, то применение профессионального стандарта обязательно.

Если в штате несколько делопроизводителей, то при подготовке должностных инструкций на каждого такого работника разделы 1, 3, 4 («Общие положения», «Права», «Ответственность») можно продублировать. А вот раздел 2 «Должностные обязанности» необходимо расписать для каждого отдельно, учитывая специфику именно этой конкретной должности.

Кроме профстандарта, следует ориентироваться и на профильное законодательство. Например, если речь идет о подготовке инструкции делопроизводителя в детском саду или лицее, необходимо учесть соответствующее нормы ФЗ №273 «Об образовании».

Образец документа

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 14

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
  • позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Распечатать   Спросить юриста
Автор статьи Громыш Наталья Зиновьевна

Юридическое образование по гражданскому, трудовому, семейному праву позволяет освещать автору ежедневные, наболевшие вопросы людей: «Что делать…», «Можно ли…», «Что будет…», «Как сделать…». Ответы на эти и другие вопросы помогают читателям разобраться в ситуациях с юридической точки зрения, решить проблемы и остаться удовлетворенными от полученных знаний и рекомендаций. Окончила государственное высшее учебное заведение «Прикарпатьский национальный университет имени Василия Стефаника», специальность «Правоведение».

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *