Должностная инструкция администратора гостиницы в 2024 году: скачать образец, пример

Из статьи вы узнаете:

Должностная инструкция администратора гостиницы составляется в произвольной форме. Определенного бланка документа не существует. Однако в такую должностную инструкцию (далее — ДИ) обычно включают 5 разделов.

Скачать образец должностной инструкции администратора гостиницы

ДИ администратора гостиницы по профстандарту

Чтобы составить документ, можно использовать профстандарт «Руководитель/управляющий гостиничного комплекса/сети гостиниц», утв. Приказом Минтруда РФ № 282н от 07.05.2015 г.

Содержание ДИ администратора гостиницы

Если кратко, то обычно ДИ администратора гостиницы включает разделы:

Общие положения.
Обязанности работника.
Права работника.
Ответственность работника.
Взаимоотношения и связи по должности.

Работодатель может включить в ДИ любую информацию, если она не противоречат актуальному законодательству и не ухудшает права сотрудника относительно него.

Рассмотрим содержание каждого раздела ДИ подробнее.

Вам также будет интересно:

— Трудовой договор с официантом 2024: образец и бланк
— Должностная инструкция повара: образец 2024 года

Общие положения

В данном разделе ДИ указывается:

1) Что регулирует данный документ.

2) К какой категории работников относится администратор («специалистов»).

3) Кто назначает сотрудника на должность, а также освобождает от нее.

4) Кому подчиняется администратор гостиницы.

5) Кто выполняет должностные обязанности работника во время его отсутствия.

6) Требования к образованию и стажу работы соискателя на должность «администратора гостиницы». Обычно они следующие:

среднее специальное образование;
без пожеланий к стажу работы.

7) Какими знаниями должен обладать сотрудник. Их перечень:

правила приема постояльцев и их обслуживания;
законы и подзаконные акты РФ, регулирующие работу гостиниц;
порядок регистрации российских граждан и иностранцев, а также их размещения в гостинице;
правила выполнения наличных и безналичных расчетов с гостями гостиницы;
особенности работы специальных программных комплексов гостиницы;
порядок бронирования номеров;
порядок обеспечения сохранности и выдачи багажа постояльцам;
основные правила этики, психологии обслуживания постояльцев;
основные правила делового и межличностного общения;
нормативы охраны труда;
правила безопасности постояльцев, в том числе, антитеррористической;
правила оказания первой медицинской помощи;
санитарно-гигиенические нормативы.

8) Что должен уметь администратор гостиницы три звезды или 4 звезды:

регистрировать гостей (российских граждан и иностранцев);
обрабатывать данные о постояльцах с применением программного обеспечения;
осуществлять с гостями расчеты при их размещении в гостиничных комплексах;
информировать гостей об услугах, оказываемых гостиницей;
помогать постояльцам в ЧС, в частности, при эвакуации из гостиницы;
распределять работу между персоналом, работающим с размещением и приемом гостей;
ставить задачи персоналу, работающему с размещением и приемом гостей;
обеспечивать сохранность материальных ценностей и ключей согласно правилам гостиницы;
отслеживать, чтобы у службы размещения и приема гостей было достаточно материально-технических ресурсов;
составлять отчеты о выполнении работы сотрудниками службы размещения и приема гостей.

9) Какими документами руководствуется администратор гостиницы в своей работе:

законами и подзаконными актами РФ;
Уставом организации, ПВТР и другими ЛНА работодателя;
распорядительными документами руководства;
ДИ.

Обязанности работника

Обычно администратор гостиницы выполняет следующие обязанности:

встречает, регистрирует и размещает гостей;
работает с системой бронирования гостиничных номеров;
осуществляет расчеты с постояльцами в наличной и безналичной форме;
принимает и распределяет входящие звонки и документы;
консультирует постояльцев по их вопросам;
отслеживает, в каком состоянии находятся номера, перед заселением постояльцев и после их выселения;
работает с жалобами и просьбами гостей;
информирует гостей об услугах гостиницы, проводимых акциях;
принимает заказы на оказание услуг и отслеживает их выполнение;
консультирует постояльцев по расположению местных достопримечательностей;
отслеживает выполнение персоналом распоряжений руководства;
контролирует выполнение сотрудниками правил производственной и трудовой дисциплины, нормативов охраны труда и техники безопасности, санитарно-гигиенических правил;
принимает меры для разрешения спорных ситуаций, возникших при оказании услуг постояльцам;
сообщает руководителю о недостатках в обслуживании и принимает меры, направленные на их устранение;
выполняет отдельные поручения руководства;
формирует отчеты за каждую смену.

Если сотрудник занимает должность старшего администратора гостиницы или работает на ресепшене, то кроме обязанностей, указанных выше, на него возлагаются и другие. Прежде всего, он должен контролировать работу других сотрудников, находящихся у него в подчинении.

Чтобы составить ДИ администратора гостиницы на ресепшене, можно посмотреть пример и взять из него нужные пункты или скачать образец и скорректировать его под свою организацию.

В ДИ администратора отеля или хостела может быть дополнительно прописано, что он обязан контролировать:

своевременность подготовки номеров к приему гостей;
поддержание чистоты, порядка и тишины в отеле или хостеле;
регулярную смену белья и полотенец;
сохранность материальных ценностей гостиницы;
соблюдение персоналом производственной и трудовой дисциплины, нормативов охраны труда и техники безопасности, санитарно-гигиенических правил;
выполнение персоналом поручений руководства гостиницы.

Кроме того, администратор хостела или отдела обязан:

сообщать руководителю о недостатках в обслуживании и принимать меры для их устранения;
рассматривать претензии гостей, касающиеся некачественного оказания услуг, и проводить соответствующие мероприятия;
информировать людей, проживающих в номерах, об услугах, предоставляемых гостиницей за дополнительную плату;
принимать заказы на оказание дополнительных платных услуг;
контролировать качество и своевременность выполнение заявок гостей на оказание платных услуг.

Администратор отеля и хостела, так же, как и гостиницы, обязан принимать меры для разрешения конфликтных ситуаций, возникающих при обслуживании гостей. Если таких действий недостаточно или конфликты серьезные, то он может вызвать представителей правоохранительных органов и/или охрану отеля (хостела).

Права работника

В ДИ администратора гостиницы может быть сказано, что он вправе:

запрашивать у руководителя информацию и документы, необходимые для своей работы;
знакомиться с проектами решений руководителя, касающимися своей работы;
принимать участие в обсуждении вопросов, которые касаются приема и размещения постояльцев, координации работы служб гостиницы;
сообщать руководству о фактах нарушения трудового законодательства в организации;
выносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы гостиницы, в частности, улучшению процедуры приема, размещений постояльцев (в рамках своей компетенции);
защищать свои профессиональные честь, достоинство законными способами, а также знакомиться с документацией, содержащей оценку своей деятельности и предоставлять по ней пояснения;
требовать руководителя оказывать содействие в осуществлении своих прав и выполнении рабочих обязанностей.

Администратор гостиницы может привлекать к работе специалистов структурных подразделений, если это указано в ЛНА работодателя. В противном случае, он может делать это только с разрешения руководства.

Ответственность работника

В ДИ администратора гостиницы указываются общие положения об ответственности. Прописывать точные меры нельзя, так как для применения наказания требуется соблюдение определенных процедур. Итак, работник несет ответственность:

за неисполнение, нарушение сроков исполнения или некачественное исполнение своих трудовых обязанностей;
на несоблюдение актуальных инструкций, ЛНА работодателя, разглашение коммерческой тайны;
за невыполнение или ненадлежащее выполнение положений устава, ПВТР, ДИ, трудовой дисциплины, а также требований техники безопасности и противопожарной безопасности.

Взаимоотношения и связи по должности

В данном разделе может быть сказано, что:

для администратора устанавливается сменный график работы, который утверждается директором гостиницы;
работник представляет директору отчеты за соответствующие периоды;
администратор получает от руководителя нормативно-правовые сведения и знакомится с ними под роспись;
если другого сотрудника временно нет на месте, то его трудовые функции возлагаются на администратора на основании распорядительного документа директора.

В ДИ также может быть раздел «Заключительные положения», в котором обычно указывается следующее:

сотрудник знакомится с ДИ под роспись при трудоустройстве до момента подписания трудового договора;
один экземпляр ДИ хранится у работодателя, а второй — передается сотруднику под роспись на экземпляре работодателя;
работник знакомится с изменениями в ДИ, касающимися его работы, под роспись согласно распоряжению руководителя.

В конце документа работник ставит свою подпись и расшифровку, а также указывает дату подписания документа.

Итоги

Таким образом, для составления ДИ администратора гостиницы проще всего использовать образец. Его можно скорректировать в зависимости от того, где трудится сотрудник, и какие функции он будет выполнять.

Источник: «Юридическая азбука»