Докладная записка о командировании сотрудника в 2024 году: скачать образец, на семинар

Из статьи вы узнаете:

Порой работодателю необходимо отправить сотрудника для исполнения служебного поручения на определенный срок в определенное место, иными словами, в командировку. Для того чтобы оформить командировку работодателю обычно достаточно издать приказ, с которым ознакамливается работник. По возвращению к месту работы сотрудник составляет авансовый отчет и вместе с подтверждающими документами передает его в бухгалтерию. Также согласно внутреннему документообороту могут потребоваться и другие документы, например, распоряжения или заявления. Однако в некоторых ситуациях нужен один особый документ – докладная записка о командировании сотрудника. Сегодня мы расскажем именно о ней.

Служебная записка о командировании сотрудника: образцы

Организация вправе самостоятельно разработать заранее форму записки и включить ее в комплект документов, которые участвуют в документообороте. Рациональным решением станет разработать бланк записки в качестве приложения к Положению о командировках. Тогда все сотрудники будут ознакомлены со всеми требованиями по ее составлению, что подтверждается их подписями.

Скачать бланк докладной записки о командировании сотрудника с компенсацией расходов

Скачать образец служебной записки о направлении в командировку

Скачать образец служебной записки о подтверждении факта пребывания в командировке

Скачать образец служебной записки о поездке в командировку на личном транспорте

Зачем требуется докладная записка?

Практически всегда поездка в командировку сопряжена с расходами, например:

суточные;
проживание;
проезд.

Помимо этого бывают расходы на оплату пошлин, оформление страховок или покупку тех или иных материалов.

Однако существует три основных вида затрат:

Затраты на проезд, которые должен подтвердить работник, предъявив проездные документы (посадочные талоны, квитанции об оплате, билеты).
Затраты на проживание, подтверждаемые счетами, чеками, договором об аренде жилого помещения или актов из гостиницы.
Суточные расходы, которые не подтверждаются документально. Они рассчитываются на основании приказа, в котором указываются даты командирования. В то же время, по приказу не всегда удается определить конкретную сумму суточных.

Простой пример:

Сотрудник должен был отправиться в командировку на семинар на поезде в другой город. Там он планировал проживать в гостинице в течение четырех дней и вернуться на работу. Однако обстоятельства сложились иначе, и ему пришлось отправиться в командировку на личном автомобиле, а вместо гостиницы арендовать квартиру посуточно. В итоге, командировка продлилась меньше в сравнении с тем количеством дней, который планировались.

Таким образом, указанное в приказе совершенно не совпадает с реальными условиями командирования. Но, не смотря на это, даже если бы в приказе указывалось, что сотрудник будет добираться на личном автомобиле, бухгалтеру могут быть неизвестны все подробности (например, марка автомобиля и вид, используемого топлива).

С одной стороны руководитель мог бы издать второй приказ, в котором были бы утверждены новые сроки нахождения в командировке и способ проезда. Но это значительно усложняет ситуацию, ведь вместо приказа могла использоваться докладная записка. Сотруднику достаточно описать в ней все обстоятельства и прикрепить необходимые документы. Тогда руководителю останется лишь завизировать расходы.

Это важно знать:

1. Фактическое пребывание в командировке определяется согласно документам на проезд. Если сотрудник отправляется в поездку на личном, служебном или арендованном транспорте, то в докладной записке указывается реальный срок. Все это подтверждается прилагаемыми бумагами;
2. Если проездные документы отсутствуют, то срок рассчитывается в соответствии с датами, указанными в документах о найме жилого помещения;
3. Если же в целом отсутствуют какие-либо документы, то в докладной записке указывается фактический срок командирования. Эти сведения подтверждает принимающая сторона.

Каждая компания самостоятельно разрабатывает Положение о командировках или иные локальные акты. Поэтому в них может быть указано о необходимости включения в докладную записку иных дополнительных сведений. Например, информация об используемом транспортном средстве, объяснения касаемо выбора места проживания на срок командирования, сведения об итогах поездки (вместо ранее используемого отчета).

Именно благодаря докладной записке бухгалтер может точно подсчитать, за какое количество командировочных дней необходимо выплатить суточные. Или определить расходы за использование того или иного вида транспорта.

Докладная записка должна быть составлена на имя непосредственного руководителя (начальника отдела), либо иного лица, направившего в командировку сотрудника и санкционировавшего расходы. Лишь после визирования командировочных расходов ответственным лицом, докладная записка попадает на учет в бухгалтерию.

Что из документов прикладывается к докладной записке?

Касаемо проезда основным документом, в первую очередь, является путевой лист. В этой бумаге содержатся все необходимые сведения:

данные о транспортном средстве;
информация о водителе;
маршрут поездки и километраж;
сведения о расходе и виде использованного топлива на основании чеков.

Вам также будет интересно:

— Возмещение командировочных расходов
— Как перестать быть самозанятым: пошаговая инструкция

Могут требоваться и иные документы, но это будет зависеть уже от вида транспорта, на котором передвигался работник.

Служебный автомобиль

Если сотрудник отправился в командировку на служебном автомобиле, то данный транспорт будет находиться либо в собственности у компании-работодателя, либо использоваться юридическим лицом на основании договора аренды. Следовательно, будут иметься карточки учета, договоры и тому подобное. Таким образом, документы на сам автомобиль не нужны, но чеки, подтверждающие расходы на топливо, должны быть обязательно.

Пример:

Если сотрудник расплачивался за топливо корпоративной картой, то данный факт должен быть указан в докладной записке. Подтверждением этому будет выписка со счета карты.

Арендованное транспортное средство

Чаще всего, чтобы воспользоваться арендованным авто (в том числе, каршерингом), сотрудник заранее согласовывает это условие с работодателем. В особенности, это следует обсудить, если изначально рассматривался другой способ поездки.

Ввиду различных обстоятельств, планы на командировку могут меняться. Нередко причиной тому могут служить:

производственная необходимость, когда объект, на который необходимо добраться сотруднику, находится в той местности, куда можно проехать лишь на автомобиле;
существенные задержки рейсов;
отсутствие билетов на необходимые даты;
аварии на маршрутах движения ж/д транспорта.

Если план, касаемо способа передвижения до места командирования, внезапно изменился, то сотрудник должен дать пояснения о том, с чем это связано. Кроме того следует предъявить акт приемки-передачи автомобиля, чеки по договору аренды или оказания услуг.

Вам также будет интересно:

— Служебная записка о повышении в должности (образец)
— Увольнение за отказ ехать в командировку

Если же арендодателем автомобиля являлось физическое лицо, то вместо чека предоставляется выписка со счета банковской карты, которая подтверждает факт перевода денежных средств за оплату транспорта. Либо это может быть расписка о получении денег наличными. Если арендодатель имеет статус самозанятого, то предъявляется чек из приложения «Мой налог».

Личный автомобиль

В данном случае оплата расходов может производиться несколькими способами. Если автомобиль был взят организацией у сотрудника в аренду, то необходимо опираться на те условия, которые указаны в договоре:

Если согласно договору все сопутствующие расходы входят в сумму аренды, то данные затраты не попадают в авансовый ответ, а выплачиваются сотруднику в виде вознаграждения. В докладной записке надо указать реквизиты договора, а также документы о праве собственности на автомобиль и копию водительского удостоверения.
Если же ГСМ не включены в суммы арендной платы, то затраты на них компенсируются сотруднику по авансовому отчету отдельно. Для этого прикладываются чеки на оплату топлива, о чем указывается в докладной записке.

По датам, которые указаны в чеках, можно предположить, сколько реально продлилась командировка, и в каких местах бывал сотрудник. Если маршрут передвижения существенно расходится с запланированным, то с сотрудника следует дополнительно запросить объяснения, либо снять эти затраты из авансового отчета.

Обратите внимание! В докладной записке должны быть отражены все причины, по которым сотрудник понес конкретные затраты.

Когда это требуется:

если сотрудник снял номер в гостинице классом выше положенного согласно положению о командировках;
если сотрудник арендовал жилое помещение и не проживал в гостинице;
если в счет вошли затраты на дополнительные услуги, такие как оплата бара или питания, парковка или услуги интернет-связи и другое.

Тоже самое можно сказать о проезде, в случае, когда сотруднику оплачиваются расходы за приобретение билетов эконом-класса, а вместо этого были куплены билеты в бизнес-класс. В подобной ситуации сотруднику обязательно следует объяснить свой выбор. Если билетов в эконом-класс не было, а поездку никак нельзя было переносить, то стоимости билетов могут быть компенсированы в полном объеме по решению руководителя.

Суточные

Если бухгалтер не может утвердить период нахождения сотрудника в командировке, то следует ориентироваться на отметки в докладной записке (например, отметки, которые проставлены принимающей стороной). В докладной записке могут быть предусмотрены дополнительные графы для подобных отметок. Если их нет, то к записке должны быть приложены отдельные бумаги/справки.

Те обстоятельства, которые изложены в докладной записке, обязательно должны подтверждаться документально. Все, что не подкрепляет слова сотрудника документами, не имеет никакой силы.

Вам также будет интересно:

— Служебная записка на увеличение зарплаты (образец)
— Образец заявления на компенсацию отпуска 2024 года

Источник: «Юридическая азбука»