Что должен знать специалист по кадровому делопроизводству?

Трудовые отношения Спросить юристабесплатно. Это быстрее! Время чтения: 5 мин.

Устраиваясь на новое место работы, необходимо понимать, что должен знать кадровик в первую очередь. Неизбежно – придется налаживать учет кадров «под себя». У каждого профессионала своя методика, за исключением законодательно установленных норм. Иногда бывают ситуации, когда учет приходятся начинать вести с нулевых отметок, хотя фирма успешно работает уже несколько лет.

Основные законодательные аспекты, которые кадровик должен держать в голове

Если рассматривать общий срез, то работа кадровика должна заключаться только в кадровых вопросах – устройство на работу новых сотрудников, прекращение трудовых отношений, перевод внутри и вне предприятия, различные вида отпусков и прочее. На практике выходит иначе – кадровику нередко приходится непосредственное участие в разработке НА, которые регулируют отношения между руководством и наемным персоналом.

На работника кадровой службы дополнительно могут возложить обязанности по подготовке документации к проверке контролирующих и надзорных органов.

Получается, кадровик должен свободно «плавать» не только в нормах ТК РФ и «узких» законодательных актов, но и уметь ориентироваться в прочих нормах, которые имеют косвенное отношение к его профессиональной деятельности.

Таблица №1. Законодательство, которое должен знать кадровый работник.

Что именно регулирует нормативный акт Название законодательной нормы
Основные нормы трудовых отношений
Основные правила и принципы, включая порядок оформления новых работников, увольнения, переводов и прочего ТК РФ
Делопроизводство по кадрам
Нормы оформления кадровой документации Закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 года
Нормы ведения и хранения трудовых книжек
Нормы ведения архива Закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 года
Больничные листы
Нормы по заполнению и учету
Данные о персонале, личная информация
Работа с личной информацией сотрудников Закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 года
Нормы воинского учета
Ведения данного учета, обязанности ответственных лиц
ПФР
Нормы взаимодействия в ПФР РФ относительно уплаты взносов Закон № 167-ФЗ от 15.12.2001 года
ФМС
Нормы разрешения миграционных вопросов, трудоустройство лиц других государств
Проверки
Регламент проведения проверочных мероприятий со стороны контролирующих и надзорных органов Закон № 294-ФЗ от 26.12.2008 года

Многие из вышеуказанных нормативных актов обязательны к исполнению во всех фирмах, вне зависимости от организационно-правовой формы. Если не знать основные постулаты, не применять их, руководство и саму организацию могут привлечь к административной ответственности.

Нужно ли знать локальные акты – если да, то какие?

Конечно, каждый кадровик должен знать нормативные акты, которые выпущены на конкретном предприятии. Когда новый работник кадрового отдела устраивается на работу, ему необходимо внимательно изучить каждый локальный акт. Рекомендуется даже делать личные пометки, чтобы потом использовать их при работе.

Важно! У работодателя может быть много различных локальных документов, которые есть только на этом предприятии. Но есть перечень документов, основные постулаты которых должен знать каждый кадровик, вне зависимости от того, на предприятии какой направленности он работает. Кроме того, эти акты в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, так как ссылки на них содержатся в ТК РФ и прочих законодательных актах.

Это такие локальные акты:

В ТК РФ также прописано, что работодатель обязан разработать на предприятии локальные акты, которые будут регулировать:

Если на фирме есть некоторые нюансы, обязательно нужно отразить их в локальных актах. Например, если есть сотрудники с ненормированным рабочим днём, положения относительно их труда нужно закрепить в отдельном локальном акте.

Если на предприятии работники периодически проходят обучение, переподготовку, тренинги, посещают семинары и прочее, то рекомендуется составить Положение об обучении (можно иначе назвать данный локальный акт).

Перечень локальных актов, которые нужны для слаженной работы предприятия, определяется самостоятельно руководством. Необходимо исходить из организационно-правовой формы предприятия, специфики деятельности, местности и прочих факторов. Рекомендуется издать отдельный приказ, в котором прописать перечень ЛПА, необходимых предприятию.

Называться внутренние акты могут по-разному – инструкции, положения, регламенты, правила.

Важно! Нормы, прописанные в этих актах, не должны противоречить нормам действующего законодательства о труде. Также они не могут содержать постулаты, ухудшающие положение работников. Если таковые будут выявлены при проверке, документ будет признан недействительным, а руководство привлекут к ответственности.

Правки в локальные акты вносятся в том же порядке, в котором он утверждался. Разработка новых положений, ровно, как и новых ЛПА лучше поручать не одному сотруднику, а рабочей группе. Любые действия должны сопровождаться приказом.

На что стоит обратить внимание кадровому работнику:

  1. Нормы ТК РФ – для получения основных знаний по вопросам ведения кадрового учета и регулирования трудовых отношений.
  2. Нормы КоАП РФ – поможет избежать штрафных санкций.

Каждый кадровик должен обладать определёнными знаниями. Кроме того, его обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой он знакомится при трудоустройстве.

Как проводить кадровый аудит? С чего начинать?

Как проводить кадровый аудитКогда новый кадровик приходит на новое место работы, ему необходимо принять дела. Хорошо, если прежний сотрудник кадрового отдела еще не уволился и может передать бумаги, показать где и какие лежат. Если же прежний сотрудник уже покинул рабочее место, приходится проводит аудит кадровой документации самостоятельно.

С чего начинать? Начинать нужно с проверки наличия обязательных кадровых документов. Нужно самостоятельно составить список, вычеркивать бумаги, которые есть в наличии. Затем нужно заняться разработкой недостающей документации.

Теперь нужно приступить к проверке уже имеющихся документов. Нужно проверить правильно ли они составлены, соответствуют ли нормам действующего законодательства. Если есть недочеты, их необходимо исправить. О любых действиях следует уведомлять руководство. Возможно, потребуется составление приказов по предприятию.

Далее нужно проверить правильность принятия каждого локального акта. Если на предприятии существует профсоюзная организация, то на каждом ЛНА должна стоять отметка профсоюза. Такое требование прописано в ст. 372 ТК РФ. Это означает, что документ прошел согласование и мнение профсоюзной организации учтено.

И в последнюю очередь, нужно проверить, каких локальных актов (не обязательных по ТК РФ) не хватает. Нужно «поднять» приказ руководства о наличии тех или иных ЛНА на предприятии. Потом провести выборку и заняться составлением недостающих. Если такого приказа нет, кадровику будет несколько сложнее. Тогда такие мероприятия нужно отложить. Нужно немного поработать, изучить материал, и только потом приступить к составлению недостающей документации.

Важно! Проверке подлежат не только приказы, инструкции и положения по предприятию, но и вся документация, имеющая отношение к кадровому учету, делопроизводству по кадрам и управлению персоналом.

Оценивается:

Важно! Не стоит сразу браться за всю работу, которую не выполнил предыдущий кадровик. Необходимо делегировать полномочия на прочих сотрудников кадровой службы. Действовать нужно поступательно, не торопясь. Дополнительно нужно приобрести папки, в которые складывать документы, имеющиеся в наличии. Если часть бумаг хранится в цифровом формате, нужно создать электронные папки, и также «складывать» имеющиеся бумаги.

Главные моменты

Какими знаниями должен обладать кадровик в 2022 году?

Итоги:

  1. Основополагающий нормативный акт – ТК РФ. Также стоит учитывать специфику деятельности компании, прочие факторы. Тогда понадобятся знания «узких» нормативных актов. Также нужно уметь отслеживать судебную практику, изменения в трудовом законодательстве, знать правовые прецеденты в области кадровой науки.
  2. Практически наизусть нужно выучить Постановление Госкомстата № 1. В нём указаны все шаблонные формы. Которые так необходимы кадровику при работе – приказы, штатное расписание и иное.
  3. Надо точно знать, какие локальные акты должны быть на каждом предприятии. Если их нет, необходимо заняться их разработкой, составлением, согласованием и утверждением. Не стоит браться за эту работу одному. Рекомендуется обратиться к работодателю с просьбой собрать рабочую группу, которая и будет этим заниматься.
  4. Отдельное внимание стоит уделить соответствию ЛНА законодательным требованиям. Если они ущемляют основные права трудящихся, их нельзя применять. Об этом нужно уведомить руководство. В противном случае, проверяющие могут наложить штрафные санкции на руководство и юридическое лицо.

Заключение

Кадровик – ключевая фигура на предприятии. Если фирма большая, то работников кадровой службы должно быть несколько. У каждого есть свои обязанности, каждый должен применять определённые знания. Если на предприятии есть кадровые проблемы, решать их должны работники кадрового отдела сообща – заниматься разработкой недостающих документов, проводить аудит имеющейся документации, следить за соблюдением законодательных норм.

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 10

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
  • позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Распечатать   Спросить юриста
Автор статьи Михайлова Елена Олеговна

Занимается трудовым и гражданским правом, где является экспертом с многолетним опытом. Практикующий юрист, разбирает разнообразные дела, от самых элементарных, до очень сложных. Знает ответы на многие вопросы в своей сфере. Помогает читателям разобраться в своих проблемах за минимальное время с минимальными трудозатратами. Окончила негосударственное образовательное частное учреждение высшего профессионального образования «Московский новый юридический институт» (МНЮИ), специальность «Юриспруденция».

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *