Переплата заработной платы: как вернуть излишне уплаченную зарплату?

Начисление зарплаты достаточно трудоемкий процесс, при котором счетные ошибки или банальные опечатки бухгалтера могут привести к выплате персоналу лишних денежных средств. И даже если расчет заработной платы полностью автоматизирован, это не гарантирует защиту от технических сбоев программы и прочих ошибок, из-за которых работник может получить больше, чем заработал. Поскольку такие ситуации на практике не редкость, рассмотрим подробнее, что делать, если переплатили зарплату сотруднику.

В каких случаях можно вернуть переплату?

Порой при начислении заработной платы возникают ошибки, которые приводят к тому, что работнику перечисляется излишняя сумма, или наоборот, не оплачивается. При этом если сотрудник получил не все деньги, которые ему причитаются, то ему можно доначислить остаток вместе с компенсацией за задержку оплаты труда. А вот с возвращением переплаты могут возникнуть трудности.

По закону, переплаченную сумму можно вернуть двумя способами:

1. Попросить работника добровольно внести деньги в кассу. Например, если в результате счетной ошибки зарплату переплатили на 1 рубль, сотрудник легко вернет задолженность.
2. Удержать переплату без согласия подчиненного, если он не желает возвращать деньги или у него отсутствует нужная сумма.

Случаи, когда допускается принудительное взыскание излишне уплаченной суммы зарплаты, перечислены в ст. 137 ТК РФ. К ним относятся:

• Для возврата денежных сумм, которые были перечислены работнику на карту вследствие счетных ошибок работника бухгалтерии. Как следует из письма Роструда № 1286-6-1 от 01.10.2012 г., таковые возникают при подсчетах, вследствие применения неправильных арифметических действий, например, умножения, вычитания, сложения и деления. Следует учитывать, что ввод неверных данных, а также различные описки, опечатки счетными ошибками не являются.
• При признании вины сотрудника в возникновении простоя или невыполнении норм труд. Например, вина работника в приостановке деятельности (простое) может произойти по причине выведения им из строя оборудования, задействованного в технологическом процессе. Невыполнение норм труда может выражаться в том, что работник не смог в течение смены произвести необходимое количество продукции.
• Ошибка при начислении зарплаты была допущена из-за неправомерных действий самого работника. Например, если он представил в бухгалтерию документы с неверными сведениями или, наоборот, скрыл данные, влияющие на величину выплат. Причем сам факт такого нарушения должен быть установлен судом.

Дополнительные основания для принудительного удержания

Следует отметить, что порой с работника взыскиваются и иные, излишне уплаченные выплаты, которые зарплатой не являются. Согласно ст. 137 ТК РФ, к таковым относятся следующие случаи:

• возмещение выданного, но не отработанного аванса, согласно ст. 136 ТК РФ, зарплата выплачивается работнику два раза в месяц, при этом первую ее часть, как раз и принято именовать авансом;

• возвращение работодателю неизрасходованного аванса, который был выдан специалисту перед служебной командировкой или с целью его перевода на работу в другую местность, для того чтобы отчитаться, работнику отводится 3 дня;
• при увольнении работника до того, как он отработал полученный авансом отпуск, за исключением случаев, когда сотрудник вынужден уйти с работы из-за призыва в армию, сокращения штата.

Когда нельзя вернуть переплату?

Если случай переплаты не предусмотрен в ст. 137 ТК РФ, то работодатель не вправе удерживать денежную сумму из зарплаты работника без его согласия. На практике довольно распространены следующие ситуации, когда принудительное взыскание с зарплаты запрещено:

• Переплата, возникшая по причине технической ошибки, то есть не связанной непосредственно с подсчетом. Таковой может быть сбой в компьютерной программе при вводе исходных данных (оклада, премии, даты приема на работу) для начисления зарплаты и прочих выплат. Роструд указал на то, что бухгалтер должен самостоятельно проверять начисленные суммы, а не полагаться лишь на алгоритм программы.
• Выплата зарплаты или пособия дважды. Например, при увольнении работнику перечислили зарплату на карту, а потом ошибочно выдали в кассе. Если сотрудник получит двойную зарплату, это не будет являться счетной ошибкой, возникшей из-за неправильных арифметических действий. Поскольку непосредственно сумма зарплаты была посчитана верно. Подобные нарушения происходят исключительно из-за невнимательности бухгалтера, о чем сообщается в Определении ВС РФ № 59-В11-17 от 20.01.2012 г.
• Неверная трактовка законов. Нередко бухгалтер неправильно понимает и применяет нормы трудового законодательства, а также, прочие НПА. Например, он ошибочно истолковал законодательство, из-за чего неправомерно предоставил выплаты по НДФЛ или произвел оплату отпуска большей продолжительности.

В указанных случаях работодатель может вернуть переплаченные суммы только при согласии на это работника. Причем такое согласие во избежание недоразумений лучше всего оформить письменно. При отказе подчиненного, работодатель вправе обратиться с иском в суд.

Как удержать переплаченную сумму зарплаты?

Как было отмечено выше, переплату по зарплате можно вернуть двумя способами.

Добровольно

То есть, когда работник сам изъявил желание отдать лишнюю сумму или согласился с просьбой работодателя о ее возврате. Получив извещение от работодателя о возникшей переплате по зарплате, работник может предоставить ему письменное согласие об удержании денежных сумм.

Например, формулировка может быть следующей: «прошу с зарплаты за июль 2022 г. удерживать 20% от общей суммы зарплаты, в качестве возмещения излишне выплаченных мне 22 июня 2022 г. 11000 (одиннадцати тысяч) рублей в результате счетной ошибки до полного погашения задолженности».

Именно поэтому, при возникновении переплаты, например, из-за счетной ошибки бухгалтера, удержать всю сумму сразу нельзя.

Принудительно

Если переплата возникла по причинам, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, работодатель может без согласия работника произвести удержание из его зарплаты. Для того чтобы не выйти за рамки правового поля, работодатель должен соблюсти срок, отведенный для удержания излишне уплаченных сумм. В частности, издать соответствующий приказ ему необходимо в течение месяца с даты, когда была произведена ошибочная выплата.

Удержание из зарплаты не осуществляется автоматически. Для того чтобы списание денег было корректным, можно выполнить следующие действия:

1. Провести служебное расследование по факту выявленной ошибки и составить по его завершению соответствующий акт. Проверка может быть инициирована на основании докладной или служебной записки, направленной бухгалтером руководителю предприятия.
2. Письменно известить работника о возникшей переплате по зарплате. Например, о допущенной бухгалтером счетной ошибке и необходимости возврата конкретной суммы в отведенный срок. В уведомлении нужно отметить, что при отказе работника добровольно вернуть деньги, они будут удержаны принудительно из зарплаты.
3. Издать приказ об удержании переплаты, если работник откажется от возвращения излишне уплаченной суммы. При условии, что подчиненным не оспариваются причины и величина удержании.

Работодателю потребуется:

• исковое заявление;
• экземпляр трудового договора, подписанного с ответчиком;
• документация по оплате труда;
• служебная записка от бухгалтера об ошибочно уплаченных денежных суммах;
• акт комиссии, по ошибке, допущенной бухгалтером;
• письменное уведомление подчиненному о необходимости добровольно вернуть переплату по зарплате.

Согласно ст. 1102 ТК РФ, если будет установлено, что работник неосновательно обогатился за счет средств организации, то ему придется вернуть соответствующие денежные суммы.

Если работник уволился

Что делать если уволенному сотруднику ошибочно переплатили зарплату? Поскольку законодательством не предусмотрен специальный порядок возврата излишне уплаченных сумм с бывших работников, работодатель может: взыскать с гражданина излишек по зарплате добровольно или через суд.

При этом обязательно составляется акт по факту излишне выплаченных работнику сумм. Но, поскольку трудовой договор расторгнут, с него не получится удержать долг.

Поэтому, если обнаружена переплата по зарплате работника, а он уволился к этому времени, то руководство компании может направить ему извещение о выявлении излишне уплаченных сумм.

Бывший сотрудник, получив уведомление, может добровольно погасить задолженность. В ином случае, работодателю остается только подать иск в суд либо простить долг.

Что касается судебного разбирательства, то с иском в суд можно обращаться только при наличии оснований, перечисленных в ст. 137 ТК РФ. Следует помнить, что в некоторых случаях перспективы выиграть дело у работодателя не высоки.

Например, если переплата возникла по причине ошибки, допущенной бухгалтером. Суд встанет на сторону истца, если будет установлено, что переплата возникла из-за арифметических неточностей или недобросовестного поведения бывшего сотрудника.

Образцы документов

Итоги

Таким образом, если работодатель переплатил зарплату сотруднику, то он вполне может вернуть излишне уплаченные суммы. При этом следует помнить, что удержать денежные средства без согласия работника можно только в отведенный месячный срок и исключительно при наличии оснований, перечисленных в ст. 137 ТК РФ. В иных случая, работодатель может обратиться в суд или простить долг сотруднику, например, если его сумма небольшая.

Когда погасить переплату за счет работника не удается, то можно привлечь к ответственности бухгалтера, допустившего счетную ошибку. Если с бухгалтером был подписан договор о матответственности, то сумма ущерба в полном объеме взыскивается с него. При отсутствии договора, взыскивается ущерб, который не превышает его среднемесячный заработок.

Источник: «Юридическая азбука»

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный