В 2024 году законодательство предусматривает возможность выдачи подотчетных денежных средств не только работнику, трудящемуся на основании трудового договора, но и на основании гражданско-правового договора. Как правильно составить авансовый отчет по договору ГПХ с физическим лицом, рассмотрим в данной статье.
Что такое авансовый отчет, цель составления?
В некоторых случаях работодатель выдает заранее определенную сумму денег на расходы работникам, отбывающим в командировку, на покупку канцтоваров, оплату бензина или услуг третьих лиц.
Правом составлять авансовый отчет наделяются подотчетные лица. Это сотрудники, которые работают у юридического лица/ИП по трудовому соглашению или по договору гражданско-правового характера (письмо Банка России № 29-Р-Р-6/7859 от 2 октября 2014 года). Выдавать денежные средства третьим лицам или родственникам запрещается. Обязанность отчитываться за потраченные средства возлагается только на того сотрудника, который их получил, независимо от цели и обстоятельств выдачи.
При составлении формуляра гражданин должен документально доказать факт трат и вернуть оставшиеся деньги. Бухгалтер, в свою очередь, должен проверить документ и заполнить его до конца.
При отсутствии данной бумаги работодатель обязан до начислить подоходный налог и страховые взносы на сумму, которая выдана авансом.
Форма авансового отчета, способы составления
С 2013 года не обязательно использовать унифицированные формы при подготовке первичных бухгалтерских документов.
Составлять авансовый отчет разрешается:
- по форме, разработанной и утвержденной в организации с учетом требований законодательства о бухгалтерском учете (ст. 9 ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года).
- с применением официально утвержденного Постановления Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года № 55 формы АО-1.
Второй вариант является предпочтительным, так как готовый бланк не нуждается в доработке, в нем содержатся все необходимые разделы и графы для введения необходимой информации.
Бланк, разработанный в организации, должен быть закреплен в приложении к учетной политике компании. Для упрощения работы можно скачать готовый образец авансового отчета, составленный профессиональным юристом.
Составить документ можно одним из двух способов на выбор:
- На бумажном носителе с собственноручными подписями отчитывающегося лица, руководителя, бухгалтера и главного бухгалтера.
- В электронном виде с заверением документа электронными подписями, которые должны быть у всех участников формирования, проверки и утверждения отчета. В данном случае можно использовать как простую, так и усиленную неквалифицированную ЭЦП.
Вам также будет интересно:
— Различия трудового и гражданско-правового договора
— Приказ о замене блюда в меню в ДОУ: образец
Сроки составления, требования к оформлению
В соответствии с последними изменениями в законодательстве, в настоящее время не установлен обязательный срок для предоставления авансового отчета. Ранее на это отводилось три дня.
Период, отводимый для составления отчетности, должен быть закреплен в локальном нормативном акте. К примеру, в таком документе, как Положение о расчетах с подотчетными лицами. Несоблюдение срока влечет ответственность гражданина, работающего по гражданско-правовому договору.
Особенности оформления следующие:
- документ составляется в единственном экземпляре;
- при использовании бланка документа, разработанного в организации, необходимо оставить все обязательные реквизиты, предусмотренные в унифицированной форме № АО-1, разрешается добавление дополнительных строк;
- обязательное наличие подписей начальника и главного бухгалтера. Их отсутствие означает недействительность документа и невозможность принятия сумм к налоговому учету;
- в заполнении отчета участвуют работник и сотрудник бухгалтерии;
- заполненный бланк в обязательном порядке должен дополняться приложениями, подтверждающими расходование денег.
Вам также будет интересно:
— Гражданско-правовой договор с самозанятым
— Авансовый отчёт. Бланк и образец 2024 года
Структура и содержание авансового отчета
Каждый авансовый отчет содержит три части: лицевую сторону, расписку и оборотную сторону.
Таблица №1. Структура и содержание авансового отчета.
| Название раздела | Кто заполняет | Что содержит |
|---|---|---|
| Лицевая сторона (до расписки) | Сотрудник бухгалтерии |
|
| Расписка (или отрывная часть) | Бухгалтер | Эта часть подлежит отсоединению и передаче лицу, предоставившему отчет.
Раздел содержит:
|
| Оборотная сторона | Совместно подотчетное лицо и бухгалтер | Данный раздел содержит сведения о бумагах, доказывающих осуществление расходов и суммах затрат по каждому. Бухгалтер вносит в таблицу сведения о реально подтвержденных суммах и счета отнесения затрат. |
Информацию разрешается вносить ручкой с синей или черной пастой. Сотрудник бухгалтерии ставит свою подпись после проведения проверки правильности заполнения формы отчета и соответствующей документации. Виза ставится только после подтверждения целесообразности трат денежных средств компании.
Одним из главных полей является строка «Назначение аванса», при отсутствии сведений организации грозит отказ в акцепте расходов к учету, следовательно, придется доначислять НДФЛ и страховые взносы. Цель аванса может быть разной: «на покупку автомобиля для служебного пользования», «на закупку расходных материалов для оргтехники».
Выдача расписки подтверждает прохождение отчетом контрольной проверки и его утверждение. На завершающем этапе сдачи на основной стороне бланка свою подпись должен поставить главный бухгалтер, а уже потом документ передается на утверждение руководителю организации. Руководитель прописью указывает сумму аванса, которая была подтверждена, ставит свою подпись в специальной строке и расшифровывает ее. Также должна быть указана дата утверждения отчета.
Чем можно подтвердить расходы
Целевое расходование предоставленных авансом денежных средств нужно обязательно подтвердить (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11 марта 2014 года). Сделать это можно товарными и кассовыми чеками, накладными, счетами-фактурами, квитанциями, билетами, талонами и другими расчетными документами.
Основные требования к бумагам такого рода:
- чек должен содержать название конкретного товара, а не группу товаров (например, «бытовая техника» или «канцелярские принадлежности»). При указании обобщенных данных, на обратной стороне отчета физическое лицо обязано подробно расшифровать все приобретения – названия и цены;
- совершение расходов должно происходить в рабочие дни и в рабочее время; при тратах денег организации в иной период времени потребуется обоснование данных действий.
Требования к чекам, которые прилагаются к авансовому отчету, закреплены на федеральном уровне. Обязательно присутствие наименования организации и ИНН, даты, времени и адреса произведения оплаты, данные кассира, названия товаров с указанием количества, цены за одну штуку и так далее. Допустимы электронные чеки.
Для отчета в бухгалтерию достаточно представить товарный или кассовый чек. В качестве доказательства оплаты проезда подойдет распечатанный электронный билет или посадочный талон. В случае утери данных документов, потребуется справка от перевозчика с информацией, доказывающей факт поездки и затрат на нее.
Таким образом, физическое лицо, работающее по гражданско-правовому договору, относится к подотчетным лицам наряду с сотрудниками, работающими по трудовому соглашению. При подготовке авансового отчета необходимо учитывать ряд нововведений: организациям разрешено использовать как унифицированную, так и собственную форму документа. Срок предоставления отчетности устанавливается фирмой самостоятельно.
Документ составляется совместно работником и бухгалтером во избежание неточностей и дальнейших проблем с налоговой. В качестве приложений к авансовому отчету прикрепляются как оригиналы документов, так и копии кассовых чеков, краска на которых склонна к выцветанию. Хранить документы необходимо пять лет.
Источник: «Юридическая азбука»
Насколько полезной оказалась эта статья?
Оцените статью!
Средний рейтинг 4.8 / 5. Всего голосов: 13
БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:
- опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
- напишите вопрос в форме ниже;
- позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
- позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
- позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
