Заключение трудового договора в электронном виде

Из статьи вы узнаете:

Введение электронных трудовых книжек с января 2021 года запустило процесс трансформации кадрового делопроизводства и активное внедрение информационных технологий. Как регулируется и происходит на практике заключение трудового договора в электронном виде, рассмотрим в данной статье.

В каких случаях можно заключить электронный трудовой договор?

Исходя из положений ст. 56 ТК РФ и ст. 57 ТК РФ соглашение о найме на работу составляется на бумажном носителе и должно быть подписано работником и работодателем лично.

В 2021 году заключить электронный трудовой договор можно только в двух случаях:

Если гражданин выполняет профессиональные обязанности удаленно.
Если работодатель – участник эксперимента по цифровизации кадрового документооборота.

Внимание! Заключение электронного трудового соглашения в обоих случаях возможно только с согласия работника.

Таким образом, в первой ситуации заключать договор без бумажного носителя может любой работодатель, имеющий в штате дистанционных работников.

Если наниматель пожелал принять участие в программе внедрения электронного кадрового документооборота и вошел в список организаций, закрепленный приказом Министерства труда от 14.05.2020 г. № 241, то он также может заключать трудовые соглашения в электронном виде.

Мероприятие проводится на основании ФЗ № 122-ФЗ от 24.04.2020 г., устанавливающего порядок проведения эксперимента по использованию электронных документов, которые связаны с работой. Цель – предоставить возможность попробовать работодателям оформлять кадровую документацию только в цифровом формате, чтобы на практике выявить сложности.

Вам также будет интересно:

— Как оформляется увольнение дистанционного работника?
— Депремирование работника. Образец приказа

Эксперимент должен был закончиться 31.03.2021 г., но федеральным законом от 24.03.2021 г. № 53-ФЗ его продлили до 15 ноября 2021 г. По окончании должны быть выработаны предложения по внесению изменений в действующие нормативно-правовые акты о труде.

Условия электронного трудового договора

Параметры документа в электронной форме аналогичны традиционным на бумажном носителе. Но, если соглашение заключается с сотрудником, работающим дистанционно, то должно дополнительно содержать:

упоминание об удаленном варианте выполнения профессиональных обязанностей со ссылками на ч. 2 ст. 57 ТК РФ, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ;
описание механизма обмена информацией (например, закрепление форм отчетности о проделанной работе);
условия предоставления и периоды отпусков;
пункт об использовании работником на удаленке собственной компьютерной техники и расходных материалов, а также механизм компенсации подобных расходов.

Для электронных трудовых договоров, заключаемых участниками эксперимента, закреплены следующие обязательные условия (п. 1 ст. 8 закона № 122-ФЗ):

список кадровых документов, относительно которых данный работодатель вводит форму без бумажного носителя;
указание о том, какой системой пользуются в организации для учета электронных документов – собственной и/или «Работа в России»;
варианты использования и способы хранения кадровых электронных документов.

Организация сама выбирает виды бумаг, которые будет оформлять и хранить виртуально (например, приказы, положение о премировании).

Важно! Заключая электронные трудовые договоры, руководство организации обязано гарантировать персоналу защиту личной информации от незаконного доступа, от уничтожения и изготовления копий.

В тоже время, работник должен иметь доступ к договору в электронной форме, как для ознакомления, так и для копирования (ст. 5 закона № 122-ФЗ).

При наличии у работодателя собственной системы учета важно обеспечить ее взаимодействие с системой «Работа в России». Это необходимо, чтобы работник имел возможность обратиться к вышестоящему начальнику через личный кабинет на данном сервисе.

Мнение специалистов-кадровиков о необходимости электронных трудовых договоров разделилось, так как отказ от бумажной формы имеет как преимущества, так и недостатки.

Плюсы и минусы трудового договора без бумажного носителя

Таблица №1. Плюсы и минусы электронного трудового договора.

Плюсы	Минусы
Быстрота оформления, упрощение внесения изменений и дополнений, снижение вероятности ошибок в документах.	Вероятность подготовительного этапа, предусматривающего ведение документации в электронной и бумажной форме, а это двойная нагрузка на службу персонала.
Уменьшение рисков потери документов.	Потребуется доработка как законодательства, так и внесение изменений в локальные нормативные акты.
Простота обеспечения сохранности информации и облегчение архивной работы.	Потребуются время и финансы на оформление цифровых подписей.
Отсутствие территориальной привязки к рабочему месту при трудоустройстве.	Возникнет необходимость использовать специальное программное обеспечение, что повлечет затраты на закупку и обучение сотрудников.

Один из самых важных моментов – знать, как на практике происходит заключение электронного трудового договора.

Как заключить электронный трудовой договор?

Механизм заключения данного вида соглашений законодателями не закреплен. Только в ст. 312.2 ТК РФ упоминается, что это происходит через взаимообмен электронными документами.

В действительности процедура включает несколько этапов:

Кандидат на должность отправляет необходимый пакет документов в отдел кадров. Их перечень закреплен ст. 65 ТК РФ. Может быть отправлен по e-mail или в бумажном виде заказным письмом через Почту России.

Внимание! В соответствии с ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ при трудоустройстве в первый раз гражданин вправе сам пройти регистрацию в системе персонифицированного учета.

Работодатель составляет трудовой договор и отправляет его работнику. При отправке файла наниматель обязан прикрепить свою электронную подпись (далее – ЭП), а потенциального сотрудника подключить к системе ЭП через специальный сервис.
Работник изучает и подписывает договор. После ознакомления и принятия условий соглашения, работник подписывает его ЭП. Затем отправляет документ нанимателю.

Важно! Работник вправе заявить о необходимости экземпляра в бумажном виде. Подписать заявление можно с использованием ЭП.

Оформление трудоустройства. Полученный документ помещается в специальную базу организации, исключающую несанкционированный доступ. На ознакомление и подписание работнику отправляется должностная инструкция, инструкция по охране труда и иные документы. Факт принятия информации к сведению обозначается также ЭП. При необходимости договор распечатывается, подписывается и отправляется сотруднику через почту.

Как правильно подписать электронный трудовой договор?

Процедура подписания договора имеет особенности:

организация обязана пользоваться усиленной квалифицированной ЭП (ст. 312.3 ТК РФ);
работнику разрешается пользоваться усиленной неквалифицированной или простой ЭП (закрепляется во внутренних нормативных положениях или трудовом договоре, а при использовании сервиса «Работа в России» распространяется на участников эксперимента).

Внимание! Документ, подписанный ЭП, по юридической силе равен бумажному с личными подписями сторон договора.

Использование ЭП предполагает прохождение специальной процедуры ее получения в аккредитованном удостоверяющем центре, а для органов государственного или местного управления – в Министерстве цифрового развития России.

Таким образом, трудовые договоры в электронном формате можно заключать с гражданами, работающими дистанционно. Также право предоставлено организациям, участвующим в эксперименте по введению кадрового документооборота без бумажных носителей информации. Для этого нужно согласие работника, а также использование усиленной цифровой подписи.

Источник: «Юридическая азбука»