Заключение трудового договора в электронном виде

Трудовой договор Спросить юристабесплатно. Это быстрее! Время чтения: 4 мин.

Заключение трудового договора в электронном видеВведение электронных трудовых книжек с января 2021 года запустило процесс трансформации кадрового делопроизводства и активное внедрение информационных технологий. Как регулируется и происходит на практике заключение трудового договора в электронном виде, рассмотрим в данной статье.

В каких случаях можно заключить электронный трудовой договор?

Исходя из положений ст. 56 ТК РФ и ст. 57 ТК РФ соглашение о найме на работу составляется на бумажном носителе и должно быть подписано работником и работодателем лично.

В 2021 году заключить электронный трудовой договор можно только в двух случаях:

  1. Если гражданин выполняет профессиональные обязанности удаленно.
  2. Если работодатель – участник эксперимента по цифровизации кадрового документооборота.
Внимание! Заключение электронного трудового соглашения в обоих случаях возможно только с согласия работника.

Таким образом, в первой ситуации заключать договор без бумажного носителя может любой работодатель, имеющий в штате дистанционных работников.

Если наниматель пожелал принять участие в программе внедрения электронного кадрового документооборота и вошел в список организаций, закрепленный приказом Министерства труда от 14.05.2020 г. № 241, то он также может заключать трудовые соглашения в электронном виде.

Мероприятие проводится на основании ФЗ № 122-ФЗ от 24.04.2020 г., устанавливающего порядок проведения эксперимента по использованию электронных документов, которые связаны с работой. Цель – предоставить возможность попробовать работодателям оформлять кадровую документацию только в цифровом формате, чтобы на практике выявить сложности.

Эксперимент должен был закончиться 31.03.2021 г., но федеральным законом от 24.03.2021 г. № 53-ФЗ его продлили до 15 ноября 2021 г. По окончании должны быть выработаны предложения по внесению изменений в действующие нормативно-правовые акты о труде.

Условия электронного трудового договора

Параметры документа в электронной форме аналогичны традиционным на бумажном носителе. Но, если соглашение заключается с сотрудником, работающим дистанционно, то должно дополнительно содержать:

Для электронных трудовых договоров, заключаемых участниками эксперимента, закреплены следующие обязательные условия (п. 1 ст. 8 закона № 122-ФЗ):

  • список кадровых документов, относительно которых данный работодатель вводит форму без бумажного носителя;
  • указание о том, какой системой пользуются в организации для учета электронных документов – собственной и/или «Работа в России»;
  • варианты использования и способы хранения кадровых электронных документов.

Организация сама выбирает виды бумаг, которые будет оформлять и хранить виртуально (например, приказы, положение о премировании).

Важно! Заключая электронные трудовые договоры, руководство организации обязано гарантировать персоналу защиту личной информации от незаконного доступа, от уничтожения и изготовления копий.

В тоже время, работник должен иметь доступ к договору в электронной форме, как для ознакомления, так и для копирования (ст. 5 закона № 122-ФЗ).

При наличии у работодателя собственной системы учета важно обеспечить ее взаимодействие с системой «Работа в России». Это необходимо, чтобы работник имел возможность обратиться к вышестоящему начальнику через личный кабинет на данном сервисе.

Мнение специалистов-кадровиков о необходимости электронных трудовых договоров разделилось, так как отказ от бумажной формы имеет как преимущества, так и недостатки.

Плюсы и минусы трудового договора без бумажного носителя

Таблица №1. Плюсы и минусы электронного трудового договора.

Плюсы Минусы
Быстрота оформления, упрощение внесения изменений и дополнений, снижение вероятности ошибок в документах. Вероятность подготовительного этапа, предусматривающего ведение документации в электронной и бумажной форме, а это двойная нагрузка на службу персонала.
Уменьшение рисков потери документов. Потребуется доработка как законодательства, так и внесение изменений в локальные нормативные акты.
Простота обеспечения сохранности информации и облегчение архивной работы. Потребуются время и финансы на оформление цифровых подписей.
Отсутствие территориальной привязки к рабочему месту при трудоустройстве. Возникнет необходимость использовать специальное программное обеспечение, что повлечет затраты на закупку и обучение сотрудников.

Один из самых важных моментов – знать, как на практике происходит заключение электронного трудового договора.

Как заключить электронный трудовой договор?

Как заключить электронный трудовой договорМеханизм заключения данного вида соглашений законодателями не закреплен. Только в ст. 312.2 ТК РФ упоминается, что это происходит через взаимообмен электронными документами.

В действительности процедура включает несколько этапов:

  • Кандидат на должность отправляет необходимый пакет документов в отдел кадров. Их перечень закреплен ст. 65 ТК РФ. Может быть отправлен по e-mail или в бумажном виде заказным письмом через Почту России.
Внимание! В соответствии с ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ при трудоустройстве в первый раз гражданин вправе сам пройти регистрацию в системе персонифицированного учета.
  • Работодатель составляет трудовой договор и отправляет его работнику. При отправке файла наниматель обязан прикрепить свою электронную подпись (далее – ЭП), а потенциального сотрудника подключить к системе ЭП через специальный сервис.
  • Работник изучает и подписывает договор. После ознакомления и принятия условий соглашения, работник подписывает его ЭП. Затем отправляет документ нанимателю.
Важно! Работник вправе заявить о необходимости экземпляра в бумажном виде. Подписать заявление можно с использованием ЭП.
  • Оформление трудоустройства. Полученный документ помещается в специальную базу организации, исключающую несанкционированный доступ. На ознакомление и подписание работнику отправляется должностная инструкция, инструкция по охране труда и иные документы. Факт принятия информации к сведению обозначается также ЭП. При необходимости договор распечатывается, подписывается и отправляется сотруднику через почту.

Как правильно подписать электронный трудовой договор?

Как правильно подписать электронный трудовой договорПроцедура подписания договора имеет особенности:

  • организация обязана пользоваться усиленной квалифицированной ЭП (ст. 312.3 ТК РФ);
  • работнику разрешается пользоваться усиленной неквалифицированной или простой ЭП (закрепляется во внутренних нормативных положениях или трудовом договоре, а при использовании сервиса «Работа в России» распространяется на участников эксперимента).
Внимание! Документ, подписанный ЭП, по юридической силе равен бумажному с личными подписями сторон договора.

Использование ЭП предполагает прохождение специальной процедуры ее получения в аккредитованном удостоверяющем центре, а для органов государственного или местного управления – в Министерстве цифрового развития России.

Таким образом, трудовые договоры в электронном формате можно заключать с гражданами, работающими дистанционно. Также право предоставлено организациям, участвующим в эксперименте по введению кадрового документооборота без бумажных носителей информации. Для этого нужно согласие работника, а также использование усиленной цифровой подписи.

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 10

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
  • позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Распечатать   Спросить юриста
Автор статьи Михайлова Елена Олеговна

Занимается трудовым и гражданским правом, где является экспертом с многолетним опытом. Практикующий юрист, разбирает разнообразные дела, от самых элементарных, до очень сложных. Знает ответы на многие вопросы в своей сфере. Помогает читателям разобраться в своих проблемах за минимальное время с минимальными трудозатратами. Окончила негосударственное образовательное частное учреждение высшего профессионального образования «Московский новый юридический институт» (МНЮИ), специальность «Юриспруденция».

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *