Заключение трудового договора онлайн: образец

Из статьи вы узнаете:

В связи с коронавирусом преимущества удаленной работы оценили и работники, и работодатели – дистанционка не только снижает риск заражения опасной инфекцией, но и уменьшает финансовые издержки обеих сторон трудовых отношений. Работнику не нужно тратить деньги на дорогу в офис и обратно, работодателю – оплачивать аренду офисного помещения и коммунальные услуги. Однако дистанционная работа имеет определенные особенности, которые нужно учитывать при оформлении работника в штат и при учете рабочего времени, в течение которого он фактически занят работой. Заключение трудового договора онлайн – первая проблема, с которой сталкивается работодатель, принимающий работника на удаленную работу.

Заключение трудового договора онлайн: новое в законодательстве

Дистанционная работа предполагает выполнение работником трудовой функции в любом месте, находящемся вне места нахождения работодателя (или его филиалов, представительств или иных территориальных подразделений).

Дистанционных работников, так же, как и других сотрудников, нужно оформлять в штат – с недавнего времени сделать это стало гораздо проще.

В ноябре 2021 года в силу вступил Федеральный закон от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ, который дополнил Трудовой кодекс новыми статьями 22.1, 22.2, 22.3. Норма определяет порядок осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Благодаря внесенным изменениям работодатель сможет заключать трудовые договоры с работниками дистанционно.

Бумажные дубликаты документов больше не нужны – цифрового договора, подписанного электронной подписью, достаточно для того, чтобы между работником и работодателем возникли полноценные правоотношения.

Как заключить трудовой договор онлайн?

Трудовой договор с дистанционным работником может заключаться посредством:

портала «Работа России»;
любой информационной системы, используемой работодателем для осуществления электронного документооборота.

Работники организации, в которой вводится электронный документооборот, должны быть уведомлены о том, что теперь вся документация будет оформляться и храниться в цифровом виде. Работники, которые не дадут согласие на участие в новой системе документооборота, будут получать кадровые документы в привычном, бумажном виде.

Важный момент! На вновь принимаемых сотрудников действие этого правила не распространяется. Это значит, что работодатель может заключить электронный трудовой договор с новым работником, не спрашивая его согласия.

Как организовать электронный документооборот в организации?

Переход на электронный документооборот производится в соответствии с положениями локального нормативного акта, разработанного и утвержденного работодателем. В этом документе должны быть прописаны:

Порядок доступа к информационной системе, средствами которой будет заключаться электронный договор.
Перечень категорий работников, с которыми могут заключаться электронные трудовые договоры.
Срок, в течение которого работодатель должен уведомить работников о переходе на электронный документооборот.
Дата начала работы предприятия в информационной системе.

Организацией электронного документооборота занимается работодатель – именно на него ложатся все расходы по внедрению информационной системы, подключению к ней работника и обеспечению ее дальнейшей работоспособности.

Используя информационную систему, работодатель может не только заключать трудовые договоры, но и оформлять другие кадровые документы, например, приказ об увольнении в связи с выходом на пенсию, или приказ о возложении обязанностей на сотрудника в связи с болезнью работника.

Сроки хранения электронных документов не отличаются от сроков, в течение которых нужно хранить обычные бумажные документы – в зависимости от вида документации, срок хранения составляет от 50 до 75 лет.

Как работать в информационной системе, позволяющей подписывать электронные трудовые договоры

Для внедрения электронного документооборота в работу предприятия, работодателю потребуется:

Получить электронную цифровую подпись – она должна быть выпущена на имя руководителя организации – с ее помощью можно пройти идентификацию на портале Госуслуг, а затем создать профиль в информационной системе «Работа России».
Зарегистрироваться на портале службы занятости «Работа России» в качестве работодателя.

Есть и другой вариант – он предусматривает использование работодателем внутренней информационной системы. В этом случае без электронной подписи все равно не обойтись, а вот на портале «Работа России» можно не регистрироваться – его успешно заменит используемое работодателем программное обеспечение. Однако за это программное обеспечение придется заплатить, а вот доступ к системе «Работа России» будет бесплатным. Кроме того, хранить документы на серверах портала также можно будет бесплатно.

Вам также будет интересно:

— Приказ о переходе на дистанционное обучение: образец
— Может ли работник подать заявление об увольнении по электронной почте?

Чтобы заверить трудовой договор, заключаемый с работником, необходимо подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью. Получить ее можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре, действующем в регионе.

Есть ли особенности у электронного трудового договора?

Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, определяющее права и обязанности каждого из них, а также устанавливающее режим рабочего времени и порядок оплаты труда работника.

Скачать образец трудового договора вы можете на нашем сайте.

Никаких особенностей трудовой договор, заключаемый в электронном виде, не имеет. В нем указывается та же информация, что и в привычном бумажном документе. Юридическую силу он также приобретает после того, как его подпишут обе стороны трудовых отношений.

Единственный нюанс заключается в том, что бумажный договор работник и работодатель подписывают собственноручно, а электронную версию соглашения они могут подписать только цифровыми подписями (именно ЭЦП – факсимиле не подойдет). При этом договор имеет одинаковую силу что в первом, что во втором случае – создавать бумажную копию электронного документа не нужно.

Важный момент. Если работник попросит у работодателя выдать ему бумажную копию электронного документа, заверенную надлежащим образом, последний не вправе ему отказать.

Итоги

Итак, в ноябре 2021 года в силу вступили поправки в трудовое законодательство, благодаря которым работодатель может заключать с работниками электронные трудовые договора, не дублируя их впоследствии на бумаге. Организовать электронный документооборот можно, используя возможности портала «Работа России» или с помощью любой другой информационной системы, которую работодатель должен установить и наладить самостоятельно (или при участии сторонней специализированной организации).

Источник: «Юридическая азбука»