У работника изменились паспортные данные, нужно ли менять трудовой договор?

Из статьи вы узнаете:

Смена паспорта – рядовая ситуация для граждан, достигших определенного возраста или изменивших семейное положение. Вместе с паспортом меняются и паспортные данные, которые, как и другие персональные данные работника, фигурируют во многих документах, оформленных работодателем. В связи с этим у кадровиков часто возникает вопрос – у работника изменились паспортные данные: нужно ли менять трудовой договор?

Что делать работодателю, если работник сменил паспорт?

Если работник получил новый паспорт, его паспортные данные обязательно изменятся – эти изменения нужно внести и в трудовой договор, и в личную карточку, которую ведет работодатель, и в ряд других кадровых и учетных документов.

Основанием для внесения изменений является новый паспорт, который работник должен представить работодателю. Новые паспортные данные вносятся в документы не на со слов работника, а в соответствии с оригиналом паспорта, который кадровик должен увидеть своими глазами.

Кроме того, работник должен написать заявление о внесении изменений в кадровую документацию, которую ведут на предприятии. Форма заявления свободная – обычно кадровики или подсказывают работнику, как правильно его написать, или предоставляют образец, на основании которого сотрудник может составить свой документ.

Вам также будет интересно:

— Прием на работу без паспорта
— Уволенный работник просит копии рабочих документов: что выдавать, а что нет?

В заявлении нужно указать:

Ф.И.О. руководителя, на имя которого подается заявление;
наименование предприятия, в котором трудится работник;
Ф.И.О. работника, сменившего паспорт, его должность и место работы;
просьбу о внесении изменений в кадровые документы в связи со сменой паспорта;
дату составления документа.

Скачать образец заявления от работника о смене фамилии и паспортных данных

Подписать заявление сотрудник должен собственноручно. Готовый документ нужно передать в отдел кадров (или в приемную директора).

Как изменить трудовой договор?

Внести корректировки в действующий трудовой договор работодатель может следующими способами:

заключив дополнительное соглашение к действующему контракту;
зачеркнув в действующем договоре старые данные, и внеся вместо них обновленные, актуальные сведения (см. ст. 57 ТК РФ).

Основанием для внесения изменений в документацию является приказ, который готовит сотрудник кадровой службы, а утверждает директор предприятия.

Скачать образец приказа об изменении фамилии и паспортных данных работника

Важный момент! Если по каким-либо причинам изменения в действующий трудовой договор внесены не будут, это не будет являться основанием для признания документа недействительным (см. разъяснения Роструда).

Как заключить дополнительное соглашение?

Дополнительное соглашение – это документ, который изменяет или отменяет отдельные положения действующего договора, не оказывая влияние на действительность всего документа в целом.

Допсоглашение заключается так же, как и изначальный документ, в который нужно внести изменения – это значит, что в случае с трудовым договором его нужно составить в письменной форме. Подписать соглашение должны обе его стороны – и работник, и работодатель (или его представитель). Со стороны работодателя документ может быть скреплен печатью (если она есть у организации).

Содержание допсоглашения законодателем не регламентировано – это значит, что работодатель может подготовить его самостоятельно, ориентируясь на правила документооборота, действующие внутри организации, а также на текст основного договора, в который нужно внести изменения.

Обычно допсоглашение содержит запись вида: «п. n.n. изложить в следующей редакции:…». В новой редакции документа указываются новые паспортные данные работника.

Скачать образец дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении паспортных данных работника

Как зачеркнуть неактуальные данные в действующем договоре?

Работодатель вправе зачеркнуть неактуальные данные – законодатель позволяет это сделать (что подтверждается, например, Письмом Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1). Однако выглядит такое зачеркивание не очень презентабельно, поэтому чаще всего кадровики предпочитают все-таки заключить дополнительное соглашение, а не править текст уже имеющегося документа.

Если же кадровик все-таки решит воспользоваться правом на внесение изменений путем исправления существующих данных, ему потребуется:

зачеркнуть старые данные (например, фамилию работника или серию и номер документа);
аккуратно вписать новые данные на свободное место над зачеркнутой строкой.

Итоги

Итак, если у работника изменились паспортные данные, работодатель должен внести соответствующие изменения в заключенный с ним трудовой договор. Сделать это можно разными способами: заключить дополнительное соглашение к основному контракту, или внести правки в текст самого договора. Как именно поправить трудовой договор, решает сам кадровик или руководство предприятия, устанавливающее правила документооборота внутри организации.

Источник: «Юридическая азбука»