Нужно ли менять трудовой договор при смене паспорта?

Из статьи вы узнаете:

Часто возникает ситуация, при которой кадровик интересуется: «Нужно ли менять трудовой договор при смене паспорта работника»? Здесь важно понимать, что трудящемуся надо своевременно информировать кадровый отдел о смене своих личных данных. Это связано не только с необходимостью внесения коррективов в трудовой договор (далее — ТД). При несвоевременном доведении информации до работодателя, отчеты по зарплате будут составлены неправильно, а на организацию наложат штраф.

Причины смены паспортных данных

Чаще всего женщина меняет фамилию и паспорт после замужества. Она начинает носить фамилию своего супруга и сообщает об этом в кадровый отдел своего работодателя.

Перемена фамилии и паспорта может потребоваться:

при разводе, если женщина хочет вернуть девичью фамилию;
при его утрате или повреждении;
при его замене с наступлением определенного возраста;
по собственной инициативе гражданина РФ, достигшего четырнадцати лет.

Закон дает гражданину тридцать дней, чтобы получить новый документ. Если он не укладывается в данный период, то это чревато наложением штрафа.

Коррективы в кадровые документы сотрудника вносятся на основании свидетельства, полученного в органе ЗАГС. Его работник предоставляет кадровику. Актуальный паспорт сотрудник может предоставить позднее (по мере готовности).

В какие документы кадровик вносит коррективы?

Сотрудник отдела кадров принимает заявление о перемене фамилии либо документы, доказывающие смену паспорта.

Скачать образец заявления от работника о смене фамилии в отдел кадров работодателя

На их основе он формирует приказ о внесении изменений в кадровую, а также иную документацию.

Скачать образец приказа о смене фамилии работника

Важно! В первую очередь, коррективы вносятся в ТД и трудовую книжку.

Затем перемена личных данных осуществляется в ниже перечисленных бумагах:

в личной карточке работника Т-2, если работодатель продолжает ее заполнять после 01.09.21 г.;
в табеле учета времени работы;
в лицевом счете;
в карточке по налогу на доходы физлиц;
в графике отпусков;
в карточке по взносам на страхование.

Если на сотрудника имеется доверенность, то переоформить придется и ее. Также необходимо будет заказать другую банковскую карточку, чтобы переводить работнику зарплату (при условии, что он получает ее по безналичному расчету).

Если работодатель предоставляет сотруднику полис ДМС, то он должен будет передать в страховую компанию документы для его замены. А вот полис ОМС работник меняет сам.

Как внести изменения в ТД?

Согласно письмам Роструда от 20.07.21 г. № ПГ/19821-6-1, ГИТ в Москве от 13.12.21 г № 77/7-40612-21-ОБ/10-43530-ОБ/18-661, при изменении сотрудником фамилии актуальные данные можно вписать в текущий ТД.

Новая фамилия указывается взамен старой. При этом старую фамилию зачеркивают, а новую обычно пишут на свободном месте над строчкой. Внесенные коррективы удостоверяют подписями работодателя и сотрудника.

Вам также будет интересно:

— Оплата работы в выходные и праздничные дни
— Должностная инструкция хореографа

На практике удобнее составить допсоглашение к ТД, в котором будут содержаться следующие данные:

Название и номер допсоглашения, к какому ТД (дата и номер) оно относится.
Дата и место составления допсоглашения.
Вводная часть (информация о работнике и работодателе).
Внесение изменений в преамбулу ТД с обоснованием, например, «на основании свидетельства о заключении брака (серия, номер, дата выдачи, а также орган, выдавший документ)».
Внесение изменений в раздел ТД «Адреса и реквизиты сторон».
Указание на то, что остальные условия ТД остаются неизменными.
Указание на то, что допсоглашение составлено в 2-х экземплярах, по одному для каждой стороны, а также даты его вступления в силу.
Реквизиты и подписи сторон.

В конце допсоглашения работник пишет, что получил второй экземпляр документа, ставит свою подпись, ФИО и дату.

Куда нужно сообщить о смене личных данных работника?

Если сотрудник поменял ФИО, то нужно сообщить об этом в ПФР путем предоставления заявления об изменении анкетных данных (форма АДВ-2). Предупредить ПФР о перемене ФИО сотрудник может сам на основании Приказа Минтруда от 22.04.20 г. № 211н. Заявление можно предоставить лично, через многофункциональный центр или текущего работодателя.

Если у работника есть действующая ЭЦП, то он может направить документ через портал «Госуслуги». ПФР рассмотрит обращение на протяжении пяти рабочих дней и вынесет решение о внесении коррективов в анкетные данные либо об отказе. Гражданин узнает об этом через направленное ему уведомление.

Важно! Если работнику сложно передать информацию в ПФР, то работодатель может взять эту обязанность на себя.

Кроме того, работодатель обязан сообщить о смене ФИО сотрудника в ФСС на протяжении 3-х рабочих дней со дня получения новой информации. Если он этого не сделает, то, скорее всего, на него наложат штраф.

Итоги

Таким образом, при перемене сотрудником фамилии менять ТД не нужно. Достаточно составить допсоглашение, в котором будут отображаться актуальные данные.

Источник: «Юридическая азбука»