Нумерация трудовых договоров: правила, каждый год начинается заново или продолжается

Из статьи вы узнаете:

Многих руководителей интересует, обязательно ли проставлять номера в договорах при устройстве подчиненных на работу, с нового года новая или нет ведется нумерация трудовых договоров. Рассмотрим положения, по которым законодательные органы регулируют данный вопрос.

Нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений: главные положения

Трудоустройство человека сопровождается написанием приказа руководства на основе трудового договора, который был заключен с подчиненным. Это главный документ, регулирующий трудовые взаимоотношения руководства и подчиненного. В нем необходимо указать ФИО подчиненного и работодателя (название компании), паспортные данные сторон, ИНН, место и дату заключения договора, а также другие обязательные сведения.

Вам также будет интересно:

— Коллективный трудовой договор — образцы
— Индексация пенсии после увольнения: порядок, расчет, калькулятор

При этом номер договора не причисляется к перечню обязательных сведений. Обычно в организации нумерация документов ведется для того, чтобы обеспечить эффективное ведение делопроизводства, простой поиск среди архивов и документации, идентификацию всех заключенных в компании договоров. Ведь кадровики несут ответственность за множество документов, и нередко возникают обстоятельства, при которых найти тот или иной договор приходится в кратчайшие сроки.

До 2013 года обеспечивать надлежащую постановку номеров на договорах было обязанностью руководителей. Сегодня данное требование не имеет силы.

Как вести нумерацию трудовых договоров?

Номера договоров не причисляются к сведениям, которые непременно должны быть указаны в содержании документа. Если в договоре указано «б/н», то это не является нарушением законодательных норм. В то же время рекомендуется нумеровать документы – это упорядочивает их и повышает лояльность со стороны уполномоченных лиц (налоговиков, представителей трудовой инспекции) при проведении камеральных проверок.

Чаще всего № трудового договора состоит из самого номера документа и цифр, означающих год и месяц, когда он был заключен. Так, если работодатель впервые после нового года принял на работу сотрудника 15 января 2021 года, то он может указать номер трудового договора как 1-21/15. Для удобства допускается указывать числовые или буквенные индексы и любые другие сведения, которые обеспечивают удобную работу с документами. Например, для крупных компаний характерно указание индекса подразделения, ответственного за подготовку договора и исполнение его пунктов.

А номера дополнительных соглашений к договорам начинаются с №1 для каждого документа.

Нужно ли заново нумеровать договоры?

Работодатель по личному усмотрению может с начала года продолжать текущую нумерацию трудовых договоров («сквозная нумерация») или начать ее заново.

Порядок нанесения номеров на трудовые договора строго не установлен, требования к нему тоже отсутствуют. Данные вопросы решаются руководителем единолично. Порядок проставления номеров трудовых договоров и соглашений к ним, который, по мнению работодателя, является оптимальным, следует зафиксировать в локальных внутриорганизационных актах.

Если ранее руководитель не нумеровал трудовые договоры (например, по причине того, что у него был небольшой штат сотрудников), то ничего не запрещает ему начать нумерацию впоследствии. Те договоры, которые уже были заключены до начала данной процедуры, нумеровать нет необходимости.

Вам также будет интересно:

— Как составить уведомление об изменении условии трудового договора?
— Увольнение без предупреждения: что нужно знать?

Если в нумерации договора указаны ошибочные сведения, то можно перепечатать документ, указав корректный порядковый номер. Также вместо этого можно оформить к договору дополнительное соглашение, указав в нем: «Заменить указанные реквизиты на такой-то номер».

Где прописываются номера договоров?

Порядковый № договора необходимо указать в следующих документах:

журнал зарегистрированных трудовых договоров и оформленных к ним соглашений;
приказ о трудоустройстве человека в качестве подчиненного, оформленный по № Т-1;
трудовая книжка подчиненного.

Отсутствие нумерации трудовых договоров не ведет к юридическим последствиям, тогда как нарушения правил ведения трудовых книжек и личных дел подчиненных влекут за собой штрафные санкции.

Заключение

Таким образом, проставлять номера на трудовых договорах с подчиненными не обязательно, но желательно. Процедура позволяет упорядочить внутренний документооборот компании и повысить эффективность делопроизводства. Порядок нумерации остается на усмотрении работодателя и фиксируется во внутриорганизационных локальных актах. По желанию работодатель может с нового года вести нумерацию документов заново.

Источник: «Юридическая азбука»