Как составить дополнительное соглашение об изменении режима работы

Если вследствие производственной необходимости или по желанию сотрудника руководству требуется скорректировать режим рабочего времени, то обязательно издается дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении графика работы, а также соблюдается ряд иных формальностей. В связи с чем рассмотрим подробнее правила заключения подобного допсоглашения.

Что такое график работы?

На практике чаще всего работодателями применяются следующие виды графиков:

• нормированная восьмичасовая смена при пятидневной неделе с понедельника по пятницу. При этом фиксируется начало и окончание рабочего дня,  а также время для перерыва;
• суммированный учет рабочего времени, предусмотренный ст. 104 ТК РФ. Такой режим предполагает распределение рабочих часов  в течение дня.
• ненормированный режим. В  данном случае работодатель привлекает подчиненного к выполнению предусмотренной контрактом трудовой функции по истечении смены;
• скользящий (гибкий) график. Предполагается установление времени начала и окончания рабочей смены, а также ее продолжительности по соглашению сторон. При этом подчиненный в сумме должен отработать часы в пределах учетного периода, например, месяца;
• сменная работа. Такой график возможен на предприятии, где производственные процессы превышают длительность нормального трудового дня. Так, сотрудник может работать «2 через 2», а также в три — четыре смены с плавающими выходными.
• разделение рабочей смены на части, согласно ст. 105 ТК РФ. Обозначенный график работы применяется, если от специалиста требуется выполнение обязанностей несколько раз в течение дня;
• суммированный учет, предусмотренный ст. 104 ТК РФ.

Работодатель должен помнить, что количество часов в течение конкретного периода должно соответствовать нормативам, а именно, не превышать 40 часов в неделю, согласно ст. 91 ТК РФ. При этом инвалиду I или II группы, в силу ст. 92 ТК РФ, устанавливается график работы не более 35 часов в неделю. В свою очередь, в ДОУ для педагогических работников, согласно приказу Минобрнауки N 1601 от 22.12.2014 г. количество часов в неделю должно быть не более 36.

Конкретный режим рабочего времени прописывается в правилах внутреннего распорядка предприятия или же в условиях трудового контракта. Фактически при разработке изменений в график, должны учитываться особенности работы, продолжительность смены, перерывы в течение дня, выходные и прочее.

Поводом для внесения изменений могут служить:

• смена трудовой функции, предусмотренной контрактом;
• организационные или технологические нововведения на предприятии;
• изменение величины оклада сотрудника;
• утверждение другого наименования структурного подразделения;
• смена характера выполняемой работы, например, на разъездной формат;
• изменение периода действия контракта;
• иные основания.

Скорректировать установленный график можно как по инициативе непосредственно администрации предприятия, так и по желанию работника.  Рассмотрим подробнее, как составляется допсоглашение.

Правила оформления допсоглашения?

Если трудовой договор заключается единожды при трудоустройстве сотрудника, то для коррекции условий, изложенных в его содержании, применяется дополнительное соглашение. Фактически этот документ:

• фиксирует изменения в условиях изначального контракта;
• указывает на сведения в договоре, которые следует считать недействительными.

При этом документ всегда составляется в письменной форме: от руки или же в печатном виде. Поскольку законодателем не был утвержден образец дополнительного соглашения, оно оформляется произвольно. Обычно документ содержит следующие положения:

• место заключения;
• сведения о рабочем и руководстве;
• реквизиты контракта, в который вносятся корректировки;
• основание для изменений, например, в связи с запуском на предприятии нового оборудования…»;
• изменения, которые вносятся в договор. В частности, можно указать, «изложить пункт 6.3 трудового договора № 63 от 12 апреля 2020 г. в следующей редакции: специалисту установлен режим работы с 9:00 до 19 часов с перерывом для отдыха и приема пищи длительностью в 60 минут, с 13:00 до 14:00». Может в том числе вноситься несколько изменений, например, изменение графика и оклада сотрудника;
• дата, с которой допсоглашение вступит в силу;
• указание на то, что прочие условия контракта, незатронутые допсоглашением, остаются неизменными;
• сведения о количестве составленных экземпляров, имеющих равную юридическую силу.

В конце содержания рабочий и должностное лицо ставят подписи. Если у работодателя есть печать, то делается ее оттиск. Как правило, допсоглашение составляется в 2 экземплярах — по одному для каждой из сторон. Срок такого допсоглашения закончится при истечении срока действия основного договора (если он был заключен на определенный период) или же при увольнении работника.

Кто может быть инициатором допсоглашения?

Как было отмечено выше, основным документом, в котором фиксируются изменения в трудовой договор, является дополнительное соглашение к нему. Инициировать внесение изменений может:

• работник предприятия;
• руководитель.

Рассмотрим подробнее, что предшествует составлению допсоглашения в каждом случае.

Если инициатор работник

В первом случае, сотрудник при наличии веских оснований, может направить руководителю заявление с предложением об установлении для него нового рабочего графика. Например, в связи со сложившимися обстоятельствами вместо 8-часового рабочего дня сотруднику будет удобней работать при скользящем режиме « 2 через 2».

Само заявление оформляется в произвольной форме. В нем, как правило, указываются следующие сведения:

• наименование предприятия, а также сведения о руководителе;
• данные о заявителе;
• наименование документа;
• суть просьбы. В частности, специалисту необходимо привести обоснование расписания рабочего времени. При этом следует обозначить действующий график и тот, который он желает установить;
• период, на который требуется установить новый режим, если не предполагается, что он будет носить постоянный характер;
• подпись заявителя (с расшифровкой);
• дата.

Получив заявление, руководство предприятия может отклонить его либо согласиться на изменение графика. В последнем случае документ визируется начальником и передается кадровикам для подготовки допсоглашения.

Если инициатор руководитель

Поскольку режим времени является существенным условием контракта, его изменение предварительно должно быть согласовано с рабочим.

Если же для персонала организации утвержден общий режим, то соответствующее условие можно не прописывать в трудовых договорах. В таком случае график работы, как правило, указывается в коллективном договоре или же во внутреннем акте компании.

Следует учитывать, что в исключительных случаях администрация предприятия вправе скорректировать рабочий график в одностороннем порядке. Для этого требуется одновременное наличие следующих условий:

• наличие оснований, перечисленных в ч. 1 ст. 74 ТК РФ. А именно, организационных перемен или введение технологических новшеств. Например, внедрение современных систем, структурная реорганизация и прочее;
• трудовая функция останется прежней, несмотря на изменение графика сотрудника.

Следует учитывать, что если график меняется руководством в одностороннем порядке, при наличии обозначенных выше условий, работника придется уведомить об этом под подпись. Причем сделать это следует как минимум за 2 месяца до предстоящего события. В уведомлении указывается:

• работник, которому адресуется документ;
• наименование предприятия;
• номер уведомления и дата его составления;
• основание для внесения изменений;
• ссылка на п. 2 ст. 74 ТК РФ;
• новый режим работы;

Если подчиненный соглашается на новый график, то подписывается допсоглашение к договору. В том случае, если сотрудник отказывается продолжать трудовую деятельность на новых условиях, то администрация предприятия может предложить иную штатную вакансию для перевода. Специалист, отказавшийся от подписания допсоглашения и перевода на другую должность, может быть уволен, что следует из положений ст. 74 ТК РФ и п. 7.1 ст. 77 ТК РФ. При этом ему гарантируется выплата компенсации.

Издание приказа

Кроме того, работодателем должен быть издан приказ, касающийся предстоящих изменений в графике работы. Поскольку отсутствует унифицированная форма распорядительного документа, он составляется произвольно, зачастую на фирменном бланке организации.

В приказе должны присутствовать:

• реквизиты документа (номер, дата составления, наименование);
• обоснование необходимости введения нового режима работы. Так соответствующая потребность может возникнуть в связи с  автоматизацией части производства;
• ссылка на норму права;
• данные сотрудника, которого коснуться изменения. К слову, изменения графика может затрагивать несколько работников;
• новый график работы, а также время, отведенное для отдыха и приема еды;
• распоряжение об ознакомлении сотрудника с приказом под подпись;
• поручение о заключении допсоглашения с подчиненным до указанной даты;
• возложение ответственности за выполнение приказа, например, на руководителя отдела кадров;
• подписи лиц, упомянутых в приказе.

В отличие от допсоглашения, приказ обычно издается в единственном экземпляре. Однако при необходимости вполне могут быть сделаны его копии.

Когда работодатель обязан изменить график работы?

Как было отмечено выше, одним из инициаторов изменения рабочего расписания может быть сам сотрудник. В том случае, если от подчиненного поступило заявление с предложением об утверждении в отношении него нового графика, руководство может пойти навстречу, а может и отказать в просьбе. Однако существуют обстоятельства, при которых отказ будет неправомерным. Все они перечислены в ст. 93 ТК РФ.

В частности, на неполный рабочий день по требованию переводятся:

• беременные женщины;
• родитель ребенка в возрасте до 14 лет;
• родитель, у которого на иждивении несовершеннолетний инвалид;
• лицо, ухаживающее за больным родственником, согласно соответствующему медицинскому заключению;

Сотрудник, относящийся к данной категории, самостоятельно решает переходить ли ему на неполный рабочий график. Причем новый режим устанавливается на тот период, который удобен для подчиненного, но при наличии оснований для этого. Работник, собирающийся трудиться в режиме неполного времени, должен помнить, что в силу ст. 93 ТК РФ, ему будет начисляться заработная плата согласно количеству времени, которое он  фактически отработал.

Таким образом, инициатором изменения режима рабочего графика может быть как руководство предприятия, так и сам подчиненный. И в том и в другом случае, для фиксации новшеств оформляется допсоглашение.

Источник: «Юридическая азбука»

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный