Что делать, если потерян трудовой договор: у работодателя или с работником

Из статьи вы узнаете:

Трудовой договор – это документ, на основании которого между работником и работодателем возникают трудовые правоотношения. Договор составляется в письменном виде в двух экземплярах – по одному для каждой его стороны. Однако иногда работники свою копию документа теряют – в этом случае возникает вопрос: что делать, если потерян трудовой договор, и как это скажется на дальнейшей трудовой деятельности человека?

Потерян трудовой договор: что делать?

Работник, который потерял свой экземпляр трудового договора, может обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении дубликата документа – такое право предоставляет ему ст. 62 ТК РФ. Выдать дубликат должны в течение 3 рабочих дней, причем совершенно бесплатно – ни штрафов, ни других обязательных платежей законодательство не предусматривает.

Новый экземпляр договора должен быть точно таким же, как и предыдущий, утраченный. Единственное отличие – отметка вида «Дубликат»: обычно ее ставят в правом верхнем углу нового документа.

Договор также должны подписать обе стороны (и работник, и работодатель), поэтому выдавать дубликат, не заверенный работодателем, нельзя – это нарушает требования трудового законодательства.

Как запросить дубликат трудового договора у работодателя?

Итак, мы выяснили, что выдача дубликата взамен утерянного документа – обязанность, а не право работодателя. Возникает вопрос – как запросить дубликат в отделе кадров (в том числе и после увольнения)?

Вам также будет интересно:

— Работник отказывается подписывать трудовой договор
— Есть ли отпуск в связи со смертью близкого родственника?

Процедура подачи запроса законодательством не регламентирована – некоторые компании разрабатывают ее самостоятельно, прописывая соответствующий порядок в локальных нормативных актах. Если такой порядок не установлен внутри организации, работник может воспользоваться следующим алгоритмом:

Написать заявление на выдачу дубликата трудового договора взамен утерянного документа.
Подать заявление в отдел кадров.
Получить дубликат документа и поставить на нем свою подпись.

Форма и содержание документа законодателем не регламентированы – главное, составить его в письменном виде, указав в тексте следующую информацию:

наименование организации, в которой трудится работник, а также Ф.И.О. ее директора;
Ф.И.О. самого работника, его должность и наименование подразделения, в котором он трудится;
наименование документа;
просьбу о выдаче дубликата ранее заключенного с работником трудового договора, взамен утерянного, со ссылкой на ст. 62 ТК РФ;
дату составления документа.

Скачать образец заявления на выдачу дубликата трудового договора взамен утерянного документа

Заявление нужно подписать – без подписи сотрудника отдел кадров не примет его к рассмотрению.

Что делать если потерял трудовой договор, а тебя хотят уволить с работы?

Трудовое законодательство предусматривает ряд случаев, в которых работник может быть уволен с занимаемой должности по инициативе работодателя (например, при сокращении должности или штата, при грубом или регулярном нарушении производственной дисциплины и пр.). Работник, не согласный с причиной увольнения, может обжаловать его с помощью трудовой инспекции или в судебном порядке.

Отсутствие копии трудового договора не может стать препятствием для обжалования неправомерных действий работодателя. В подобной ситуации работник также, как и в общем случае, может запросить у работодателя дубликат документа – отказать ему в выдаче копии нельзя. Имея на руках дубликат, работник может защищать свои права в обычном порядке.

Если же работодатель отказывает работнику в выдаче дубликата, последнему придется оспаривать не только факт увольнения, но и факт отказа в предоставлении копии трудового договора. Доказать наличие трудовых отношений с работодателем будет несложно – подтверждением может выступить и трудовая книжка (или ее электронный аналог), и расчетные листки, и выписки с банковского счета, на который поступает зарплата, и свидетельские показания.

Если трудовой договор потерял работодатель

Бывает, что документы пропадают и у работодателя – несмотря на то, что законодатель обязывает его обеспечивать надлежащее хранение документации, форс-мажоры иногда случаются.

Если экземпляр трудового договора, хранящегося у работодателя, по каким-либо причинам пропал, придется подготовить его дубликат. Для этого стоит запросить у работника его экземпляр и на основании имеющегося документа сделать идентичную копию. Новый документ нужно подписать обеими сторонами – и работником, и работодателем: после этого он приобретет юридическую силу – такую же, как и оригинальный, утраченный договор.

Итоги

Итак, ответ на вопрос о том, что делать, если работник потерял трудовой договор, и требует копию, предельно прост – нужно подготовить дубликат документа и выдать его работнику в течение 3 дней с момента получения соответствующего запроса. Отказ в выдаче копии может быть расценен как нарушение трудовых прав работника, поэтому просьбу лучше удовлетворить с соблюдением срока, установленного законодательством.

Источник: «Юридическая азбука»