Срок хранения приказов на отпуск в 2025 году: ежегодный работников в организации, без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, по беременности и родам

Из статьи вы узнаете:

Любые документы на предприятии (в том числе и кадровые) имеют определенный срок хранения – его необходимо соблюдать для того, чтобы в случае возникновения проблем и спорных ситуаций можно было ознакомиться с оригиналом справки (приказа, накладной, платежного поручения и пр.) и оперативно решить возникший вопрос. В статье расскажем о том, каков срок хранения приказов на отпуск, что сделать, чтобы его соблюсти, и как уничтожать приказы, срок хранения которых уже истек.

Хранение приказов на отпуск: сроки и требования

Продолжительность времени, в течение которого приказы о предоставлении отпуска должны храниться на предприятии, зависит от вида приказа – например, приказ на ежегодный отпуск и приказ на отпуск по беременности и родам имеют разные сроки хранения.

Нормативы, согласно которым определяется продолжительность времени, в течение которого нужно хранить приказы о предоставлении отпуска, устанавливаются двумя основными документами:

Подробнее расскажем о том, сколько нужно хранить приказы на предоставление отпусков разных видов.

Ежегодный отпуск работников

Хранить документы об оплачиваемых днях отдыха, предоставляемых работникам ежегодно, нужно (ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 ФЗ № 125):

75 лет – если приказ был оформлен до наступления 2003 года;
50 лет – если приказ оформили после указанной даты.

Приказы, изданные в отношении работников, занятых на госслужбе (которая не является государственной госслужбой), должны храниться 75 лет – при этом неважно, когда именно они были изданы.

Обратите внимание! Указанные требования действуют только в том случае, если приказ о предоставлении отпуска хранится в личном деле работника. Если приказ хранится отдельно, его можно уничтожить уже через 5 лет с момента издания (пп. «б» п. 434 Приказа № 236).

Учебный отпуск

Организация хранения приказов об учебных отпусках осуществляется по тому же принципу, что и организация хранения приказов об обычных отпусках, предоставляемых ежегодно. Никаких особых требований к срокам хранения в этих случаях законодатель не предъявляет.

Отпуск без сохранения заработной платы

Отпуска без содержания, предоставляемые работникам, хранятся от 50 до 75 лет (в зависимости от даты издания – временные границы, определяющие срок хранения, такие же, как и для оплачиваемых отпусков). При этом неважно, где именно хранится приказ – в личном деле работника, или вне его, в отдельной архивной папке: уничтожать их спустя 5 лет с момента издания недопустимо (пп. «а» п. 434 Приказа № 236).

Отпуска особых видов

Существуют отпуска, которые оформляются кадровиками реже, чем оплачиваемые или неоплачиваемые отпуска – тем не менее, любой кадровый работник должен знать, как и по каким правилам нужно организовывать их хранение.

В соответствии с пп. «а» п. 434 Приказа № 236, срок хранения приказов на отпуск по уходу за ребенком, отпуск работников-вредников (тех, кто трудится в условиях, оказывающих негативное влияние на их здоровье) также составляет 50-75 лет – в зависимости от того, когда именно был издан определенный приказ. Избавляться от таких приказов спустя 5 лет нельзя, независимо от того, где именно они хранятся.

Вам также будет интересно:

— Какие документы должны храниться в бухгалтерии в полном составе
— Работа во время отпуска по уходу за ребенком с сохранением пособия

Как хранить приказы?

Даже 5 лет – довольно большой срок для того, чтобы сохранить бумагу с напечатанным на ней приказом в первозданном виде: что говорить о тех документах, которые, в соответствии с требованиями законодательства, нужно хранить в течение 50 или 75 лет.

Чтобы сохранить официальные бумаги, необходимо разместить их в местах, защищенных от воздействия света, влаги и пыли. Приказы на отпуск проще всего распределить по отдельным папкам, сгруппировав их по году издания и по типу предоставляемого отпуска.

Чтобы облегчить дальнейшую работу с документами, папки, в которых они хранятся, стоит промаркировать. Способ маркировки зависит от критерия, по которому была произведена сортировка – например, на корешке папки можно указать:

регистрационные номера приказов, помещенных в папку – от первого до последнего;
дату издания первого и последнего приказов.

В том случае, если в организации бумажный документооборот не ведется по причине перехода на электронную документацию, работникам отдела кадров потребуется организовать электронный архив. Все документы, подлежащие хранению, должны быть оцифрованы и размещены на сервере или в облачном хранилище.

Периодически стоит создавать резервные копии файла с электронными приказами – это обеспечит их сохранность в случае, если с основным цифровым хранилищем что-то случится.

Вам также будет интересно:

— Приказ на право подписи первичных документов: образец 2025 года
— Приказ об утверждении графика документооборота: бланк и образец 2025 года

Нарушение установленных законодателем правил хранения приказов на отпуск в организации влечет за собой административную ответственность (она предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ) – размер штрафа может достигать 10 тыс. рублей.

Как уничтожить документы, срок хранения которых истек?

Документы с истекшим сроком хранения нужно уничтожить – это позволит освободить место в архиве. Цифровые документы уничтожить проще – достаточно стереть электронную копию приказа с сервера или из облачного хранилища. Чтобы восстановить электронную копию стало невозможно, поверх удаленного файла можно записать другую информацию.

Бумажные документы нужно ликвидировать по особым правилам, иначе персональные данные работников могут попасть к третьим лицам. Чтобы уничтожить бумаги, работодателю нужно выполнить следующие действия:

Создать экспертную комиссию, которая подтвердить правомерность уничтожения определенных бумаг.
Составить акт об уничтожении выбранных документов.
Организовать процедуру физического уничтожения документов.

Уничтожение документов можно произвести:

Самостоятельно. Для этого используют специальные приспособления – шредеры. С помощью таких устройств можно превратить листы бумаги в бумажные полосы или крошку, составить из которых первоначальный документ будет невозможно. В некоторых организациях бумаги просто сжигают – однако такой способ довольно опасен с точки зрения возникновения неконтролируемых возгораний.
С помощью специализированных организаций. Для этого заключается договор со сторонней компанией, которая за определенную плату вывезет бумаги и уничтожит их своими силами – например, посредством химического воздействия на документ.

Итоги

Итак, срок хранения приказа на отпуск зависит от вида отпуска, который был предоставлен работнику на основании приказа, а также от того, где именно – в личном деле или в отдельной папке – он хранится. Работники отдела кадров должны следить за соблюдением установленных законодателем сроков хранения приказов, обеспечивать их защиту от негативных внешних воздействий, а также заниматься своевременным уничтожением неактуальных документов.

Источник: «Юридическая азбука»