Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Органы надзора по труду Спросить юристабесплатно. Это быстрее! Время чтения: 11 мин.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудниковНа любом предприятии постоянно происходит текучка кадров – новые сотрудники приходят трудоустраиваться, другие – увольняются. На каждого работника кадровая служба обязан завести личное дело, в котором отражается вся «трудовая» жизнь у данного работодателя. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? Об этом в статье.

Что такое личное дело?

Личное дело – это первичный документ, папка, в которой собраны все документы, касающиеся работы в организации. Нет установленного регламента ведения личных дел сотрудников на предприятии, поэтому у сотрудников кадровых и бухгалтерских служб возникают трудности.

В папке хранится информация обо всех трудовых достижениях конкретного сотрудника, о перемещениях внутри предприятия. Здесь хранятся копии приказов, заявлений и прочие документы, которые имеют непосредственное отношение к конкретному человеку.

Здесь содержится личная информация, поэтому кадровый работник обязан обеспечить сохранность информации.

В каждом личном деле должна храниться опись.

Как сформировать папку по каждому сотруднику?

Как сформировать папку по каждому сотрудникуКогда новый человек устраивается на работу, сотрудник кадровой службы должен оформить личное дело. У коммерческих предприятий такой обязанности нет, все данные могут храниться в компьютере. На работников государственных учреждений, финансируемых из бюджета, обязаны заводить папку на каждого.

Чтобы сформировать личное дело, необходимо предпринять следующие действия:

  • взять чистую папку, на титульном листе написать «Личное дело», дать ему порядковый номер, указать ФИО работника;
  • начать формировать дело.

Каждый документ должен храниться отдельно. Личные документы вновь принятого сотрудника складываются в отдельный конверт, ему даётся порядковый номер как отдельному листу. Каждое вложение должно быть пронумеровано по очереди. Документы в папке должны располагаться в хронологической последовательности — от приёма к увольнению.

Например, первым вложением будет приказ о зачислении на должность с определённой календарной датой, а последним – приказ о прекращении служебных отношений в определённую календарную дату.

Какая документация включается в личное дело?

Состав личной папки работника на законодательном уровне не закреплён. Каждый работодатель самостоятельно принимает решение, какие бумаги вкладывать в папку. Условно, документацию, хранящуюся в деле, можно разделить на 3 составляющие:

  • первичная, которая оформляется при приёме на работу;
  • документы, которые появляются во время трудоустройства и выполнения непосредственных должностных обязанностей;
  • документы, конкретизирующие факт прекращения отношений с этим работодателем.

К первой «ветке» можно отнести:

  • резюме или анкета;
  • «образовательные» документы — дипломы, аттестаты, сертификаты, прочее;
  • копии личных документов — СНИЛСа, ИНН, паспорта;
  • копия военного билета, если он есть на руках у соискателя;
  • рекомендации от предыдущего работодателя, если таковые имеются;
  • справка о том, что у кандидата на должность нет судимости и он не находится под следствием (необходима для принятия на некоторые должности);
  • карта медосмотра;
  • заявление с просьбой о принятии на работу на данное предприятие;
  • приказ о приёме на конкретную должность с конкретной календарной даты — должен содержать подпись вновь принятого человека, свидетельствующую об ознакомлении с документом;
  • трудовой договор, подписанный обеими сторонами отношений.
  • прочие бумаги, на усмотрение руководства предприятия.

Во вторую составляющую входят:

  • квалификационные удостоверения, полученные во время работы на фирме;
  • водительские права, если обучение проходило за счёт работодателя;
  • свидетельство о заключении брака или его расторжении, если события происходили во время трудовых отношений;
  • свидетельства, подтверждающие факт рождения детей, если события произошло во время трудоустройства;
  • должностная инструкция;
  • если должность предусматривает материальную ответственность, то договор;
  • акты о том, что работник проходил аттестацию с её результатами;
  • акты о прохождении медосвидетельствования и присвоения инвалидности, если событие произошло во время работы;
  • копии приказов о внутреннем перемещении во время трудоустройства – повышение в должности или понижение, перевод на другое рабочее место и прочее;
  • приказы, если сотрудника привлекали к дисциплинарной ответственности;
  • приказы о поощрениях;
  • заявление на отпуск — ежегодный, за свой счёт, по беременности и родам, по уходу за ребёнком;
  • докладные, объяснительные, служебные записки.

К третьей группе относятся:

В каждом личном деле должна быть личная карточка сотрудника, оформленная по форме Т-2. Заводить её обязаны все предприятия, их проверяют надзорные органы.

Унифицированный бланк по форме Т-2 заполняется при приёме нового человека на работу. В него необходимо вписать следующие данные:

  • всю личную информацию о вновь принятом сотруднике;
  • данные о его образовании;
  • сведения об общем стаже человека;
  • данные ближайших родственников;
  • контактная информация;
  • сведения о воинском учёте;
  • адрес, по которому сотрудник проживает на момент трудоустройства;
  • данные о предыдущих местах работы;
  • данные о получении дополнительного образования за счёт работодателя — повышение квалификации, посещение семинаров;
  • сведения об отпусках работника — ежегодных, без сохранения оплаты труда, других;
  • информация о прекращении служебных отношений.

В личной карточке прописывается информация, которая может понадобиться сотруднику бухгалтерии или кадровой службы. Поэтому руководители российских коммерческих предприятий дают распоряжение об оформлении только этого документа. Такая обязанность есть у всех фирм, вне зависимости от того, коммерческие они или государственные. При необходимости в личную карточку вкладывают копии документов. Тогда не нужно разрабатывать и утверждать локальный регламент по ведению и хранению личных папок на сотрудников.

Инспекторы имеют право затребовать для проверки только личные карточки, к личным делам сотрудников они доступа не имеют.

Правила ведения личных папок сотрудников

Коммерческие организации имеют право заводить личные папки только на выборочных сотрудников. А бюджетники должны вести документы на каждого.

Личное дело должно вестись в следующем порядке:

  1. Своевременное внесение записей об всех изменениях, касающихся трудовой и личной жизни работника. Например, если работница вышла замуж, сменила фамилию. Когда она принесёт в отдел кадров свидетельство о регистрации брака и паспорт с новой фамилией, ответственный работник сделает копию и подклеит документы в личное дело.
  2. Своевременное приобщение вновь поступающих материалов и изъятие их, если возникает такая необходимость.
  3. Выдача материалов личного дела по официальному запросу, выдача копий документов, справок и выписок.
  4. Ведение внутренней описи по каждому вложенному или изъятому документу.
  5. Систематическая проверка состояния дел.
  6. Закрытие дела при увольнении или смерти человека, подготовка его к архивации.

Порядок ведения личных папок сотрудников утверждается локальным актом, который подписывается руководителем предприятия. В каждом личном деле должно быть не более 250 листов, общая толщина не более 4 см. бумаги должны быть подшиты в хронологическом порядке, так, чтобы каждая освещала конкретное событие или вопрос.

Учёт и регистрация личной документации

Для этого используется специальный журнал, который заводится, как только открывается первое личное дело. В журнале указывается следующая информация:

  • порядковый номер папки;
  • ФИО работника;
  • дата открытия;
  • дата закрытия — пока человек работает, эта графа остаётся пустой;
  • подпись работника, ведущего учётные записи.

Законодательно предусмотрена возможность внесения правок в папки с личной информацией работников. Например, сотрудница расторгла брак, и поменяла фамилию на девичью. В отдел кадров она приносит копию соответствующего свидетельства. Кадровый сотрудник обязан зафиксировать изменения. Делается это по следующему алгоритму:

  1. работник пишет заявление на имя руководителя об изменении личных данных, приносит копию документа, подтверждающего данный факт;
  2. руководитель подписывает приказ о внесении изменений в личные данные конкретного сотрудника — последний должен быть с ним ознакомлен;
  3. приказ регистрируется в соответствующем журнале;
  4. ответственный кадровый сотрудник вносит изменения в документы.

Ответственность, которая предусмотрена за нарушение правил по ведению личных папок работников

На каждом предприятии должен быть ограниченный список сотрудников, которые могут иметь допуск к личным делам. Список работников утверждается руководителем предприятия приказом. В распорядительном документе расписывается каждый сотрудник, чьё ФИО прописано в «теле». Подпись означает, что человек ознакомлен с текстом.

Если третьи лица получат доступ к личной информации, наступает основание для привлечения к ответственности. Согласно действующему законодательству ПФ, сотрудник, ответственный за хранение и дел и нарушивший правила разглашения личной информации, может быть привлечён к следующим видам ответственности:

  • дисциплинарной ответственности по ст. 192 ТК РФ;
  • материальной, согласно ст. 243 ТК РФ);
  • административной, если нарушение происходит не впервые, согласно ст. 13.11 и ст. 13.14 КоАП РФ;
  • уголовной, если разглашённая информация относилась к государственной тайне — по ст. 137 и ст. 140 УК РФ.
В ст. 13.11 КоАП РФ сказано, что ведение личных дел без письменного согласия работника запрещено. Если данный факт будет выявлен, он станет основанием для взыскания штрафа. Физическое лицо должно внести в казну государства сумму в пределах от 3 до 5 тысяч рублей, а юридическое – в пределах от 15 до 75 тысяч рублей.

Какие документы нельзя хранить в личном деле?

Нельзя хранить в папке копии личных документов работников, то есть, тех, которые не имеют прямого отношения к их трудовой деятельности у данного работодателя. В список входят:

  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • военный билет;
  • копии страниц паспорта — всех или только части;
  • различные свидетельства, включая о рождении детей.

Это документы, которые содержат в себе личную информацию о человеке. Поэтому прежде чем вкладывать их копии в папку, необходимо получить согласие сотрудника на работу с персональной информацией. Работник кадровой службы, отвечающий за ведение папок, должен подготовить такое согласие в письменном виде, и дать его на подпись человеку. Подписанное согласие должно хранится в папке, а документы — в отдельном конверте.

Нарушение этих правил ведёт к штрафу по ст. 13.11 КоАП РФ.

Что делать с документацией, когда человек увольняется?

Личное дело — это первичный документ конкретной организации, по местам трудоустройства с человеком не перемещается. Поэтому на руки его отдавать нельзя. Контролирующий или надзорный орган может проверить, как хранятся дела, но доступа к информации в папках у него нет.

У коммерческих предприятий нет единой обязанности по ведению личных дел на сотрудников. Как правило, папки формируются только для работников руководящего состава. Поэтому каждый руководитель самостоятельно принимает решение и отражает его в локальном акте.

Также в локальном акте прописываются такие нюансы, как:

  • где будут храниться документы, пока человек работает на предприятии;
  • место хранения после увольнения;
  • срок хранения в архиве после увольнения.
Когда человек увольняется, кадровый сотрудник обязан закрыть личное дело.

Как происходит закрытие?

Закрыть личное дело нужно в тот же день, когда и происходит разрыв трудовых отношений. Календарные даты должны совпадать. Ответственный кадровый работник должен придерживаться регламента:

  1. внимательно проверить опись, сопоставить её с содержимым папки, проверить порядковую нумерацию;
  2. закрыть опись;
  3. в конец папки вложить отдельный лист — заверитель;
  4. папку прошить и опломбировать;
  5. на титульном листе поставить календарную дату, на которую он закрывает дело;
  6. убрать на хранение до официальной архивации;
  7. по истечении срока дело передаётся в архив.

Храниться должны в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Порядок хранения — по номерам. Если предприятие небольшое, то можно в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

Если человек работал в государственном учреждении, а потом уволился, его дело будет храниться в отделе кадров ещё 10 лет. Если уволенный вновь устроиться на работу в государственное учреждение, он обязан будет указать предыдущее место трудоустройства. Ответственный сотрудник отдела кадров сделает специальный запрос по месту предыдущей работы, личное дело «приедет» вслед за вновь трудоустроенным. На прежнем месте трудоустройства будет сделана соответствующая запись в регистрационном журнале.

Сколько лет нужно хранить?

Как правило, до архивации личные дела уволенных сотрудников хранятся в отделе кадров.

Коммерческие фирмы должны хранить у себя личные дела в течение 3 лет после увольнения, государственные предприятия — в течение 10 лет после прекращения трудовых отношений.

После этого документация сдаётся в архив. Каждый год ответственный кадровый сотрудник создаёт опись работников, с которыми в текущем году был расторгнут трудовой контракт. Дела этих работников хранятся именно по дате прекращения трудовых отношений, а не по дате открытия.

Согласно ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ, документы уволенных сотрудников должны храниться в архиве:

  • 75 лет, если дело было закрыто до 01.01.2003 года;
  • 50 лет, если дело было закрыто после 01.01.2003 года.

В папке могут быть бумаги разного срока хранения. Выбор по сроку определяется в пользу более длительного временного промежутка. По истечении указанного срока, дела проверяются на ценность. Если руководитель архива принимает решение об их уничтожении, документы уничтожают. Необходимо оформить приказ и опись. По факту уничтожения оформляется соответствующий акт.

Как хранятся личные дела уволенных сотрудников в архиве? Им обеспечивают оптимальные условия — влажность, температура, количество солнечного и искусственного света. Это необходимо для того, что данные не потерялись, чернила не выцвели.

По истечении срока хранения на предприятия, дела уволенных работников передаются в архив. Правом хранение таких документов обладают только государственные учреждения.

Периоды хранения по категориям дел и работников

Согласно Приказу № 558, установлены следующие периоды хранения личных дел:

  • 75 лет хранится документация тех сотрудников, которые ушли со службы до 2003 года;
  • 50 лет для личных карточек тех сотрудников, которые покинули место работы после 2003 года;
  • 75 лет должны храниться личные дела наёмного персонала, который хоть раз за свою карьеру выезжал за границу в командировку;
  • 75 лет должны находиться в архиве сведения о личных доходах госслужащих, а также данные об их имуществе;
  • 5 лет хранятся резюме и анкеты;
  • 75 лет данные о вопросах по реабилитации;
  • 3 года данные о тех людях, которым по тем или иным причинам было отказано в трудоустройстве;
  • 75 лет должны хранить в архиве подлинные экземпляры таких документов, как аттестаты, трудовые книжки, дипломы, свидетельства;
  • 5 лет хранятся документы, которые не вошли в личное дело – справки, заявления, докладные, служебные записки;
  • 75 лет для актов приёмки-передачи личных дел государственных служащих при переводе их на другую работу;
  • 75 лет должны находиться в архивном помещении документы о субъекте персональных данные – уведомления, согласия.

Когда начинается время срока хранения?

Течение временного промежутка для хранения личных дел уволенных сотрудников начинается с 1 января календарного года, следующего за тем, в котором были прекращены служебные отношения. Так, если человек уволился в 2020 года, то 3 года для хранения дела на предприятии начнутся с 01.01.2021 года. В государственный архив дело нужно будет передать после 01.01.2024 года.

Как пользоваться архивной информацией?

Как пользоваться архивной информациейРаботники кадровой службы, ответственные за хранение личных дел, должны обеспечить нахождение документов в помещении, которое удалено от места работы основного наёмного персонала. Если человеку необходимы сведения из личного дела, он должен сделать официальный письменный запрос. Если дело хранится у работодателя, то документ составляется имя руководителя организации. Если дело уже ушло в архив, то запрос на имя руководителя архивной организации.

По запросу человека ему могут предоставить только те данные, которые принадлежат ему. Сведения о прочих лицах не разглашаются. Получить доступ к информации о других людях могут только официальные лица в рамках расследований. Например, работники следствия или дознания для установления истины по уголовному делу.

Сведения из отела кадров предоставляются на безвозмездной основе. Сотрудники кадровой службы не имеют права взимать плату за предоставление копий документов из личного дела. Из архива данные могут быть переданы в электронном виде.

Существуют определённые правила пользования архивной информацией:

  • юридические лица обязаны хранить личные дела уволенных сотрудников в течение установленных временных промежутков;
  • ответственные работники отдела кадров обязаны обеспечить безопасное хранение на местах;
  • получить архивную информацию можно, но только о себе и только по официальному запросу — отказать не имеют права, взимать плату за предоставление копии документов также не могут;
  • сведения из государственного архива могут быть переданы в электронном виде.

При каких условиях должны храниться личные дела?

При каких условиях должны храниться личные делаДо того момента, как дела передадут в архив, они хранятся у работодателя. Ответственный сотрудник должен обеспечить хранение на отдельной полке или в сейфе. Наёмный персонал не должен иметь доступа к документам.

Работодатель также должен обеспечить безопасность хранения – минимизировать риск хищения или порчи. В архив могут иметь доступ только ограниченное число людей.

Каждое дело, переданное в архив после того, как с человеком прекратились служебные отношения, регистрируется в специальном журнале. Только после этого отправляется на полку.

У кого есть доступ к архивным данным?

У кого есть доступ к архивным даннымРуководитель предприятия должен оформить приказ, в котором дать список сотрудников, у которых есть доступ к личным делам. Каждый ответственный работник должен расписаться в приказе.

Для государственных предприятий прописана такая обязанность — не реже одного раза в год ответственный сотрудник кадровой службы должен знакомить наёмный персонал организации с содержанием их личных дел. После ознакомления следует оформить специальную карточку, в которой прописывается дата ознакомления и личная подпись государственного служащего. Карточка ознакомления подшивается к личному делу.

Для коммерческих предприятий такой обязанности не установлено.

Как выдать дело на руки?

При необходимости, человек может получить доступ к своему делу и получить его на руки. Ответственный работник кадровой службы должен оформить этот факт в учётной карточке. Она будет содержать в себе следующую информацию:

  • номер личного дела, выданного на руки;
  • дата, когда произошла выдача;
  • ФИО работника, его должность;
  • номер телефона для связи;
  • подпись сотрудника, который взял дело на руки;
  • дата, когда дело было возвращено в отдел кадров;
  • подпись ответственного сотрудника кадровой службы о возврате дела.

Личные дела в электронном виде

Личные дела в электронном видеНа многих российских предприятиях внедряется электронный документооборот. Это касается не только бухгалтерского, но и кадрового учёта. С помощью специализированной программы можно вести личные дела в электронном виде. Коммерческие предприятия не обязаны делать бумажный дубликат, а государственные — пока обязаны.

Это необходимо для того, чтобы обеспечить безопасность данных о государственных служащих. Когда дела переходят в государственный архив, их оцифровывают, делают электронную копию.

Заключение

Обязанности по оформлению личных дел у коммерческих предприятий нет, а государственные должны это делать. В папку включаются документы, имеющие отношение к трудовой деятельности этого человека. Копии личных документов можно хранить в деле только с письменного согласия самого работника. После прекращения трудовых отношений, личные дела некоторое время хранятся на предприятии, а потом сдаются в государственный архив, где хранятся до уничтожения.

Источники:

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 14

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Распечатать   Спросить юриста
Автор статьи Михайлова Елена Олеговна

Занимается трудовым и гражданским правом, где является экспертом с многолетним опытом. Практикующий юрист, разбирает разнообразные дела, от самых элементарных, до очень сложных. Знает ответы на многие вопросы в своей сфере. Помогает читателям разобраться в своих проблемах за минимальное время с минимальными трудозатратами. Окончила негосударственное образовательное частное учреждение высшего профессионального образования «Московский новый юридический институт» (МНЮИ), специальность «Юриспруденция».

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *