Сколько хранить график отпусков по новым правилам?

Из статьи вы узнаете:

Законодательство постоянно меняется, в том числе, и по части хранения документов организации. Важно знать и соблюдать все сроки, чтобы не попасть под штрафы. В этой статье мы расскажем, сколько хранить график отпусков по новым правилам.

Что такое график отпусков?

График отпусков — это обязательный для работодателя и сотрудников документ, в котором прописываются даты отпусков на грядущий календарный год.

График формируется по самостоятельно разработанной или унифицированной форме Т-7. Он утверждается минимум за четырнадцать дней до нового года.

Составляя документ по собственной форме, важно включить в него все сведения, предусмотренные в форме Т-7. Это позволит избежать претензий проверяющих лиц.

Каждый сотрудник должен быть ознакомлен с графиком под роспись. Отсутствие, неправильное оформление или несоблюдение документа — грозит работодателю штрафом.

Новые законодательные сроки хранения документов

Чтобы не уничтожить документы раньше времени, нужно обратиться к Инструкции по применению перечня типовых управленческих документов (далее — Инструкция), утвержденному Приказом Росархива № 237 от 20.12.19 г.

Вам также будет интересно:

— Сроки хранения приказов на отпуск
— Отпуск для родителей детей-инвалидов

Хранить юридические бумаги обязаны как ИП, так и юрлица. Сроки определяются не только Инструкцией, но и НК РФ, а также ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.11 г., а также другими законодательными актами.

Сколько хранить кадровые документы?

График отпусков относится к кадровым документам. У них самые длительные сроки хранения. По общему правилу, оформленные после 2003 года бумаги запрещается уничтожать на протяжении пятидесяти лет. Более ранние документы хранятся семьдесят пять лет.

В отличие от служебных контрактов, трудовых договоров, личных дел, карточек сотрудников и некоторых других документов, имеющих сроки хранения 50/75 лет, графики отпусков хранятся три года. Правовым основанием является стр. 453 Инструкции.

Срок хранения отсчитывается с первого января года, идущего за годом окончания делопроизводства (ст. 17, ч. 1 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.04, п. 4.1 Инструкции).

Обратите внимание! Работодатели не могут хранить копии паспортов, СНИЛСов, трудовых книжек сотрудников, если они не получили разрешение обрабатывать персональные данные. Когда руководитель оставляет такие ксерокопии в компании, то подразумевается, что он обрабатывает персональные данные.

Что делать, когда завершился срок хранения?

Если срок хранения вышел, то график отпусков можно уничтожить. Правда, для этого нужно оформить акт, указав в нем название и количество дел с документами на уничтожение.

Скачать образец акта о выведении кадровых документов с истекшим сроком хранения

Акт подписывается представителями специальной комиссии. Ее состав утверждается руководителем организации.

Скачать образец приказа об организации комиссии для проведения экспертизы кадровых документов с истекшим сроком хранения

Члены комиссии должны зафиксировать тот факт, что документы были уничтожены или переданы на переработку, а также составить еще один акт об уничтожении бумаг. К акту прилагается накладная, по которой документы передаются на переработку. Акт хранится внутри компании.

Скачать образец акта по результатам ликвидации документов организации

Уничтожить график отпусков можно одним из способов:

Передать на утилизацию или переработку. В таком случае нужно оформить накладную, прописав в ней дату передачи, а также количество и вес бумаг.
Самостоятельно уничтожить документы, например, выбросить, измельчить шредером.

Любой способ уничтожения следует прописать в акте.

Что будет, если уничтожить график отпусков раньше срока?

Не предоставление первичных документов, например, счетов-фактур, считается существенным нарушением правил учета. За это на организацию могут наложить штраф в сумме от десяти до тридцати тысяч рублей, если не было занижения налоговой базы. Должностное лицо может получить штраф от пяти до двадцати тысяч рублей.

Нарушение правил учета, использования и хранения архивных документов также грозит штрафной санкцией в сумме от пяти до десяти тысяч рублей для организации и от трех до пяти тысяч рублей для должностных лиц. Иногда наказание ограничивается предупреждением.

Итоги

Таким образом, график отпусков должен храниться три года, в отличие от других документов, например, трудовых договоров, с более длительными сроками хранения. Уничтожить график можно только в установленном порядке, как своими силами, так и оформив накладную об утилизации или переработке. Важно соблюдать установленные сроки. В противном случае на организацию или должностное лицо может быть наложен штраф.

Источник: «Юридическая азбука»