Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку: о приеме на работу, о повышении квалификации, штраф

Из статьи вы узнаете:

Трудовая книжка – это основной документ, содержащий сведения о выработанном стаже и видах деятельности сотрудника (ст. 66 ТК РФ). Заниматься ведением и оформлением этого документа – вносить записи о приеме на работу, переводах, повышениях и увольнении – должен работодатель. Законом предусмотрена ответственность за невнесение записи в трудовую книжку – о том, какое наказание ждет нерадивого работодателя, расскажем в статье.

Какие записи нужно вносить в трудовую книжку?

Перечень сведений, которые должны содержаться в этом документе, определен законодательством. В соответствии с п. 4 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в него входит информация о:

работнике;
работе, которую он выполняет;
переводе работника на другую работу;
увольнении;
причине увольнения;
имеющихся награждениях за успехи в трудовой деятельности.

Приведенный перечень является исчерпывающим – вносить дополнительную информацию в трудовую книжку работодателю не нужно.

Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ, работодатель должен оформлять такие документы (и вносить в них все необходимые записи) на всех работников, проработавших в штате более 5 дней, при условии, что работа является основной для работника. Нарушение этого правила является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности – о ней расскажем ниже.

Особенности ведения электронной трудовой книжки

С 1 января 2020 года в России появились электронные трудовые книжки – альтернатива привычным бумажным документам. Переход был добровольным – работники могли самостоятельно выбрать вид книжки, используемой работодателем.

К 2021 году в заявительном порядке все желающие были переведены на электронный документооборот: после этого обязательства работодателя по внесению записей в бумажную трудовую книжку прекращались – этот документ передавался работнику.

Электронная трудовая книжка – это документ, обладающий той же юридической силой, что и бумажный носитель, но представленный в цифровом формате. В случае, если работник отказался от бумажной книжки, работодатель должен хранить сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде. При этом все требования, предъявляемые к ведению документации, а также ответственность, которая наступает при их неисполнении, сохраняются – поэтому работодателю стоит быть внимательнее и не допускать ошибок при передаче сведений на сервера Пенсионного фонда.

В любое время работник может подать заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. В ответ работодатель должен представить документ, в котором содержится вся необходимая информация, в том числе и сведения о том, какую должность работник занимает в настоящее время.

Что делать, если работник просит не вносить запись в трудовую книжку?

Бывает, что работник сам просит не вносить запись о факте его работы в документы. Такая необходимость может возникнуть, например, в том случае, если работник не прошел испытательный срок – запись об увольнении по причине недостаточной квалификации может помешать дальнейшему трудоустройству.

Работодатель должен знать, что так делать нельзя – обязанность по внесению записей в трудовую книжку не исчезает и в том случае, если сам работник попросит об этом. Даже если на руках у работодателя будет письменное заявление работника с соответствующей просьбой, избежать ответственности при проверке не удастся.

Что делать работнику, если работодатель не внес запись в трудовую книжку?

Правильное ведение документации – обязанность работодателя, однако и работнику стоит самостоятельно следить за тем, какие записи вносятся в книжку. Надлежащим образом оформленная трудовая книжка позволит ему подтвердить свой опыт и стаж работы при трудоустройстве на новое место работы и при оформлении пенсии, поэтому недооценивать важность этого документа не стоит.

Если работник понимает, что в документах не хватает одной или нескольких записей, он может обратиться к работодателю с требованием о внесении в документ необходимых сведений. Если организация ликвидирована, работник вправе обратиться к новому работодателю, представив ему документы, подтверждающие факт работы на предприятии в определенной должности (например, трудовой договор, справку о зарплате и прочее).

Если работодатель отказывается вносить запись в трудовую книжку, работник может подать жалобу в трудовую инспекцию. Жалоба должна быть обоснованной – это значит, что работнику придется доказать, что он действительно трудился на предприятии. Помимо документов, подтверждающих факт работы в организации, работник может ссылаться на свидетельские показания – свидетелями могут быть его коллеги по работе, сотрудники службы охраны, которые обеспечивают соблюдение пропускного режима на предприятии, работники предприятий-контрагентов.

На основании полученной жалобы трудовая инспекция проведет внеплановую проверку – по ее итогам работодателя обяжут внести в документы все необходимые записи, а также привлекут его к административной ответственности.

Ответственность работодателя

За нарушение правил оформления трудовых документов на работника работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф за невнесение записи в трудовую книжку составит: