Может ли уволенный работник запросить копии документов?

Из статьи вы узнаете:

Увольняясь из организации, работник получает на руки оригиналы всех документов, предусмотренных законодателем – трудовой книжки (если она ведется), справок о зарплате и пр. Но иногда необходимость в получении копий документов, оформленных во время работы в компании, возникает уже после того, как работник уволился. В этом случае у кадровиков возникает вопрос – может ли уволенный работник запросить копии документов, и обязан ли бывший работодатель ему их выдавать?

Обязан ли работодатель выдать бывшему работнику копии документов?

По запросу работника работодатель должен выдать ему копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). При этом неважно, является ли человек на момент запроса сотрудником организации, или трудовые отношения к этому времени уже были прекращены. Рассказывать работодателю о том, для чего бывшему работнику нужны документы, не обязательно – выдать их должны в любом случае, вне зависимости от причин, по которым они были запрошены.

Какие документы бывший работник может получить от работодателя по запросу?

Перечень документов, которые работник может получить даже от бывшего работодателя, включает в себя (ст. 62 ТК РФ):

копия приказа о трудоустройстве работника;
копии приказов, подтверждающих факт перевода работника с одного рабочего места на другое внутри организации;
копия приказа о расторжении трудового договора;
справки о доходах, полученных работником за время работы в компании;
справки о взносах, уплаченных работодателем во внебюджетные фонды;
справки о продолжительности работы сотрудника у данного работодателя.

Вам также будет интересно:

— Премия после увольнения: расчет, выплата
— Трудовой договор с вахтером

Приведенный перечень документов не является исчерпывающим – текст статьи содержит приписку вида «и другое». Это значит, что бывший работник может потребовать и другие бумаги, созданные во время его работы в организации – и работодатель должен будет их выдать.

Представить документы в ответ на запрос, полученный от работника, нужно в течение 3 рабочих дней с момента подачи работником соответствующего заявления. При этом копии запрошенных документов работодатель должен представить бывшему работнику совершенно бесплатно.

Какие документы работнику можно не выдавать?

Перечень документов, которые работодатель может не выдавать даже в ответ на запрос, полученный от работника, законодателем не установлен. Однако, исходя из положений действующих законодательных норм, можно прийти к выводу о том, что бывшему работнику можно не выдавать:

копии локальных нормативных актов, действующих внутри организации (коллективный договор, ПВТР, положение об оплате труда, должностные инструкции и пр.) – дело в том, что положения ни одного из этих документов непосредственно личности работника не касаются: более того, после расторжения трудового договора никакого влияния на работника они не оказывают;
копии докладных записок или иных документов, фиксирующих факт нарушения работником трудовой дисциплины – эти документы предназначены для внутреннего использования: например, для проведения служебной проверки, поэтому выдавать их работнику необязательно.

В каких еще случаях документы можно не выдавать?

Требование о выдаче документов можно не исполнять в том случае, если:

работник не направлял в организацию официальный письменный запрос со своей подписью, а отправил его по электронной почте (при условии, что документ не был подписан электронной подписью) или вообще запросил бумаги в устной форме;

заявитель не может доказать, что ранее он являлся сотрудником организации, в которой он запрашивает документы;
документы, которые нужны работнику, содержат конфиденциальные сведения – например, информацию, являющуюся коммерческой, государственной или иной тайной, охраняемой законом.

Вам также будет интересно:

— Что делать если работодатель не отдает трудовую книжку?
— Можно ли уволить за несоблюдение субординации?

Какие документы выдать нужно, но с определенными условиями?

Есть определенные документы (содержание которых хоть и касается работника – как его трудовой деятельности, так и личности), выдавать которые по запросу бывшего сотрудника нельзя: по крайней мере в том виде, в котором они хранятся у работодателя.

Дело в том, что такие документы содержат сведения не только о том человеке, который подал запрос на выдачу копий, но и о других сотрудниках компании. Именно поэтому нельзя выдавать полные копии:

графика отпусков и табелей учета рабочего времени;
зарплатных ведомостей;
штатного расписания;
приказов о премировании.

В то же время работодатель не может отказать бывшему работнику в выдаче любого из перечисленных документов, так как они содержат сведения и о его трудовой деятельности.

В подобной ситуации рекомендуется:

выдать копию, в которой информация о прочих сотрудниках будет скрыта (например, перед копированием лишние сведения можно закрыть обычным листом белой бумаги);
сформировать выписку из документа, заверив ее подписью руководителя подразделения или предприятия и печатью компании (при ее наличии).

Ответственность работодателя за отказ от выдачи документов

Если работодатель откажет бывшему сотруднику в выдаче копий документов по запросу, его могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Статья предусматривает ответственность в виде:

предупреждения;
административного штрафа (для должностных лиц и ИП: 1 000 – 5 000 рублей; для организаций: 30 000 – 50 000 рублей).

Еще с работодателя в пользу сотрудника могут взыскать компенсацию морального вреда: так поступил, например, Чугуевский районный суд Приморского края (см. дело от 10.06.2019). Размер компенсации по решению суда составил 1 000 рублей (в то время, как истец требовал выплатить ему компенсацию в размере 50 000 рублей). Решение суда было обжаловано в апелляционной инстанции, которая отменила решение нижестоящего суда, а вместе с этим и освободила работодателя от обязанности по выплате компенсации. Аналогичное решение принял и кассационный суд.

Точку в деле поставил Верховный Суд РФ, который пришел к выводу о том, что решения суда апелляционной и кассационной инстанций были вынесены с нарушением норм действующего законодательства. Решение суда первой инстанции Верховный Суд оставил в силе (см. Определение от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9). С работодателя, который отказал работнику в выдаче запрошенных им справок по форме 2-НДФЛ, в пользу истца была взыскана компенсация морального вреда в размере 1 000 рублей.

Итоги

Итак, уволенный работник, так же, как и остальные сотрудники компании (в том числе и те, которые продолжают работать) вправе запросить у работодателя копии документов, непосредственно связанных с его трудовой деятельностью. Если в документе есть сведения о других сотрудниках предприятия, перед созданием копии их необходимо скрыть для того, чтобы сохранить конфиденциальность персональных данных, подлежащих защите от доступа третьих лиц. Если же документы не содержат сведений о работнике вообще (например, должностная инструкция или коллективный договор), их копии по запросу бывшего сотрудника работодатель выдавать не обязан.

Источник: «Юридическая азбука»