Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд России: при утере онлайн, если она утеряна

Из статьи вы узнаете:

При утере документа, содержащего сведения о трудовой деятельности, работник интересуется, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд России? Иногда это бывает непросто. Нужно действовать согласно законодательству РФ.

Чем грозит утрата трудовой книжки?

Если работник потерял или испортил трудовую книжку, то информация о ее стаже сохраняется. По закону можно оформить дубликат и восстановить записи в документе. Те, кто работает с 2000 года — могут не переживать: все сведения о стаже сохраняются в ПФР. Сотрудники уполномоченного органа ведут учет данных, необходимых для назначения пенсии.

После введения электронных трудовых книжек (ЭТК), сохранить данные о трудовой деятельности стало проще. Однако многие граждане продолжают пользоваться бумажными трудовыми книжками и имеют на это право. Получается, что если у сотрудника есть ЭКТ, то все данные содержатся в цифровой системе.

Как восстановить сведения о стаже по закону?

Можно внести сведения из утерянной трудовой книжки в ее дубликат. Это предусмотрено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Порядок оформления дубликата устанавливается Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда).

Указанный нормативно-правовой акт дает рекомендации не только кадровым работникам и государственным учреждениям, но и человеку, утратившему трудовую книжку и не знающему, что делать в этом случае. В ТК РФ (ст. 65) сказано, что при утрате либо повреждении трудовой книжки, работодатель должен оформить новую по заявлению сотрудника.

Почему нужно восстанавливать трудовую книжку?

Вам также будет интересно:

— Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку
— Ходатайство о продлении патента

Обычно утрата документа происходит по вине его владельца. На время работы трудовая книжка хранится у работодателя. Она находится у гражданина на руках, только если он является безработным. Также вправе хранить документ дома человек, который работает удаленно (по соглашению с руководителем компании).

Реже трудовую книжку теряют сотрудники кадрового отдела, государственного учреждения или госоргана (к примеру, Пенсионного фонда РФ). Документ проще восстановить при утере из-за форс-мажорных обстоятельств.

В любом случае, восстанавливать сведения о стаже нужно. А можно перейти на ЭТК. При этом сведения о работе будут доступны человеку в удобное время.

Действия работодателя при трудоустройстве сотрудника без трудовой книжки?

Если в организацию или к ИП пришел устраиваться человек, утративший трудовую книжку и не знающий, как ее восстановить, то по его заявлению работодатель должен оформить новый аналогичный документ. В таком случае, воссоздать данные о прошлых местах работы будет непросто. Заинтересованному человеку придется обратиться в ПФ РФ.

Восстановить сведения можно будет онлайн через портал Госуслуг. Для этого нужно будет написать заявление, изъявив в нем желание получить необходимые данные и отправить его через личный кабинет. Запрос автоматически уйдет на обработку в ПФ РФ.

Важно! Сотрудники ПФ РФ не занимаются оформлением дубликатов. Они могут лишь предоставить работнику данные о местах трудовой деятельности и стаже. Чтобы оформить новую трудовую книжку, нужно обратиться к нынешнему или прошлому работодателю.

Если новый работник предоставил трудовую книжку, но она оказалась испорченной, и вести ее дальше не получается, то руководитель сам заведет дубликат. Сведения, которые сохранились в старом документе, он внесет в новый. Так пройдет процедура восстановления трудовой книжки.

Что делать работнику, если он потерял трудовую книжку?

Когда человек оформлен на работе официально, то его кадровая документация находится в фирме. Ответственность за документы несет кадровик. Однако по закону гражданин может попросить выдать ему трудовую книжку, чтобы оформить пенсию через ПФ РФ. Нередко кадровики нарушают инструкцию и выдают трудовые сотрудникам без достаточных на то оснований. Иногда это приводит к утрате или порче документов.

Вот что должен делать сотрудник в таком случае:

Как можно быстрее проинформировать руководство о порче или утрате трудовой книжки;
Написать заявление в адрес работодателя о выдаче дубликата и восстановлении утраченных сведений.

Работодатель рассмотрит заявление в течение пятнадцати суток. Важно правильно оформить свою просьбу, чтобы вопрос решился в пользу сотрудника. Это несложно, ведь заявление пишется в свободной форме.

Скачать образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки с восстановлением утраченных сведений

Проще всего оформить трудовую книжку, если ранее работник нигде не был трудоустроен. В таком случае сотрудник отдела кадров просто внесет актуальные сведения в новый документ.

Работнику потребуется приобрести чистую трудовую книжку или оплатить ее (если утрата текущего документа произошла не по вине работодателя).

Отдел кадров внесет данные в новый документ, вручную или штампом проставит в нем отметку «дубликат» (в правом верхнем углу первой страницы). Далее укажет информацию о работнике соответственно паспорту. Сведения об образовании кадровый отдел внесет, руководствуясь свидетельством или дипломом. Если в утраченном документе была исправлена фамилия в связи со вступлением в брак, то в новый внесут текущую фамилию.

Далее отдел кадров укажет в трудовой книжке сведения о работе на основании трудового договора, а также допсоглашений к нему и личной карточки сотрудника (форма Т-2). В новый бланк также будут внесены сведения о поощрениях и награждениях (на основе приказов и распоряжений, находящихся у работодателя). Заверять записи пока работник трудится в данной фирме, не станут.

Если в утраченной или испорченной трудовой книжке были сведения о стаже работы в других компаниях, то восстановить ее будет труднее. Данные о работе можно будет внести в восстановленный бланк лишь на основе подтверждающих документов.

При условии, что старая трудовая не утеряна, а только повреждена, а записи читаются, воспользоваться можно ею. Стаж при этом нужно указать на основании сохранившейся информации. Наименования прошлых работодателей в таком случае указывать не надо, достаточно написать примерно следующее: «Общий стаж работы составляет 11 лет 6 месяцев 15 дней».

Вам также будет интересно:

— Электронная трудовая книжка: образец заполнения
— Как проверить наличие электронной трудовой книжки у работника

После этой записи необходимо указать название текущего работодателя, а затем внести все сведения о нынешней трудовой деятельности, в том числе, переводах, поощрениях, наградах.

Сотрудник отдела кадров должен помочь работнику восстановить сведения о трудовой деятельности. Если работодатель потерял трудовую книжку работника или она была утрачена из-за чрезвычайных обстоятельств, то писать заявление о ее восстановлении не нужно. Однако документ восстанавливается в таком же порядке, как было указано выше.

Как восстановить трудовую книжку через отделение Пенсионного фонда?

Если работник утратил трудовую книжку и до нынешнего работодателя трудился где-то еще, то восстановить сведения о стаже можно через ПФ РФ. Для этого нужно обратиться в отделение госоргана по месту жительства, предоставив паспорт (или другой документ, удостоверяющий личность). После этого необходимо обратиться к работодателю за оформлением дубликата трудовой. Получить новую трудовую книжку можно исключительно у работодателя, к которому устраиваешься.

Работникам, впервые трудоустроенным в 2021 году, ведут только ЭТК.

Гражданин может ознакомиться с информацией с индивидуального лицевого счета в ПФ РФ онлайн. Для этого надо зайти в «личный кабинет гражданина» на сайте ПФ РФ или обратиться в клиентскую службу госоргана (либо в отделение МФЦ).

Если информация о стаже работы в выписке указана правильно, то волноваться не стоит. Эти данные надежно хранятся в системе ПФ РФ и потерять их невозможно. В будущем они будут использованы для расчета и назначения пенсии.

Другая ситуация, если в выписке нет какого-то периода о трудовой деятельности. Чаще всего проблемно подтвердить стаж, полученный во времена советского союза, если организации, в которой человек работал, больше не существует. В таком случае справку нужно запросить у правопреемника данной компании, вышестоящего органа либо архивной организации, владеющей нужной информацией.

С 2002 года пенсия формируется на основе страховых взносов, отчисленных работодателем в пользу гражданина. Если в выписке нет определенного периода работы после 2002 года, то, как правило, это указывает на то, что работодатель не отчислял взносы на пенсионное обеспечение сотрудника или отчислял, но не предоставлял отчеты.

В таком случае человеку следует обратиться в ПФ РФ для решения проблемы. Сотрудники госоргана запросят необходимые документы у бывшего работодателя. Если организации, в которой трудился работник, уже нет, то работники ПФ РФ поищут информацию в архивах.

Некоторые документы могут быть у самого гражданина. Таковыми могут выступать: трудовой договор, выписки из приказов, документы о получении зарплаты, справки, выданные работодателем. Все они могут подтвердить факт работы или посодействовать более точному формированию запроса, направленному для подтверждения стажа.

Итоги

Таким образом, ПФ РФ не занимается оформлением дубликатов трудовых книжек. Однако восстановить утраченные сведения можно, обратившись в указанный орган. Также есть возможность запросить выписку с данными о стаже онлайн, воспользовавшись порталом Госуслуг.

Источник: «Юридическая азбука»